문서 관리 란 무엇입니까?

business 비즈니스 및 기타 조직뿐만 아니라 많은 정보를 처리하는 개인은 해당 정보를 제출, 안전, 검색 및 공유 할 문서 관리 시스템이 필요합니다.문서 관리는 문서와 데이터를 체계적으로 처리, 저장 및 복구하는 조직화 된 시스템입니다.하드 카피 또는 종이 문서의 경우 프로세스를 단순히 제출 시스템이라고 할 수 있습니다.

문서 관리는 일반적으로 문서 및 기타 파일의 전자 생산, 저장 및 검색과 관련하여 더 현대적인 버전으로, 허가를받은 사람들에게 안전하게 액세스 할 수 있습니다.텍스트 파일 또는 스캔 된 용지 문서 사본과 같은 일반적인 문서 외에도 문서 관리에는 오디오 및 비디오 파일, 이메일, 팩스, 보고서, 사진, 글꼴, 그래픽 및 기타 이미지가 포함될 수도 있습니다.paperless 종이없는 사무실을 도입하기 위해 문서 관리 소프트웨어가 만들어졌습니다.이 비즈니스 모델이 완전하기가 불가능하다는 것을 깨달았을 때, 새로운 모델은 종이와 전자 문서 관리를 모두 통합하기 시작했습니다.조직이 다양한 요구를 제시하기 때문에 문서 관리 시스템은 정보 분류 및 관리의 특정 측면을 해결하도록 특별히 설계되었습니다.

한 가지 예는 은행 산업입니다.요즘 은행 명세서와 함께 취소 된 수표를 보내는 대신 은행은 미니어처 디지털 수표 사본을 만들어 필요에 따라 인쇄합니다.은행은 또한 기록에 대한 사본을 보관합니다.컴퓨터 오작동 또는 손상된 데이터의 경우 실제 점검이 파괴되거나 백업의 안전한 위치에 보관 될 수 있습니다.스토리 보드 및 프리젠 테이션 자료를 유지하기 위해 프리미엄 공간을 사용하는 대신 이러한 항목은 디지털 데이터로 전환 할 수 있습니다.전체 광고 캠페인은 컴퓨터에 저장된 몇 개의 파일 또는 폴더로 변환 할 수 있으며, 나중에 필요에 따라 액세스, 배포 또는 인쇄 할 수 있습니다.

문서 관리는 모든 사무실 환경을 효과적으로 간소화 할 수 있습니다.정보를 분류하고 편리하게 저장하고 쉽게 액세스 할 수있게 함으로써이 프로세스는 직원들이보다 효율적으로 작업 할 수 있도록 도와줍니다.문서 관리는 공간과 시간뿐만 아니라 돈도 절약합니다.일반적인 파일링 시스템보다 훨씬 효율적이기 때문에 작업장의 스트레스를 줄일 수도 있습니다.