Τι είναι τα γράμματα προτάσεων;

Οι επιστολές προτάσεων είναι συνοδευτικές επιστολές που περιλαμβάνονται στις επιχειρηματικές προτάσεις για την εισαγωγή των ανθρώπων στη φύση της πρότασης και της εταιρείας που προβλέπουν την πρόταση.Όπως και άλλοι τύποι συνοδευτικών επιστολών, οι επιστολές προτάσεων έχουν σχεδιαστεί για να εξοικειωθούν γρήγορα με τον αναγνώστη με τις απαραίτητες πληροφορίες, ενώ παράλληλα θα πείσουν τον αναγνώστη ότι ο συγγραφέας της επιστολής είναι η καλύτερη επιλογή για τη δουλειά.Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια επιστολή πρότασης πρέπει να ακολουθήσει μια συγκεκριμένη μορφή και στυλ, ενώ σε άλλες περιπτώσεις μπορεί να είναι πιο ελεύθερη από τη φύση.

Μια τυπική επιστολή πρότασης περιλαμβάνει μια σύντομη συζήτηση για το πρόβλημα που προορίζεται η πρόταση και η αντιμετώπιση καιΜια επισκόπηση των σημαντικών πληροφοριών της πρότασης.Οι επιστολές πρότασης περιλαμβάνουν συνήθως εκτιμήσεις χρόνου και κόστους μαζί με μια σύντομη εξήγηση για τον τρόπο λειτουργίας της πρότασης.Η επιστολή της πρότασης μπορεί επίσης να αναφέρει λεπτομερώς την εμπειρία, τα προσόντα και τις πιστοποιήσεις του ατόμου ή της εταιρείας που παρέχει την πρόταση και μπορεί να περιλαμβάνει και το ιστορικό της εταιρείας και τις πληροφορίες.Καθ 'όλη τη διάρκεια, το έγγραφο έχει έναν πειστικό τόνο που έχει σχεδιαστεί για να ενθαρρύνει τον αναγνώστη να αναθεωρήσει τα συνημμένα υλικά πρότασης.Όταν μια εταιρεία ή μια υπηρεσία θέτει ένα αίτημα για πρόταση (RFP), οι άνθρωποι που ανταποκρίνονται στο RFP συνήθως γράφουν επιστολές προτάσεων με τις υποβολές τους.Ένα RFP περιλαμβάνει συνήθως κατευθυντήριες γραμμές προτάσεων, οι οποίες θα δώσουν στους ανθρώπους μια καλή ιδέα για το τι πρέπει να συμπεριληφθεί σε μια επιστολή πρότασης, που κυμαίνεται από τα προσόντα του συγγραφέα σε μια εκτίμηση των δαπανών που θα εμπλέκονται.Τα βιβλία αναφοράς που παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την επιχειρηματική αλληλογραφία συχνά έχουν αρκετές προτάσεις δειγματοληψίας, ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να εξοικειωθούν με τη γραφή των προτάσεων προτού χρειαστεί να γράψουν επίσημα μια πρόταση.Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν προτάσεις για την πώληση των προϊόντων τους σε πιθανούς νέους πελάτες, επειδή η επικοινωνία μέσω ταχυδρομείου μπορεί να είναι φθηνή και πολύ οικονομικά αποδοτική.Για παράδειγμα, ένας κατασκευαστής λογισμικού γραφείου μπορεί να στείλει μαζική αλληλογραφία σε πολλά γραφεία και να προβλέψει τουλάχιστον κάποιο ενδιαφέρον από εταιρείες που θα ανταποκριθούν με παραγγελίες ή αιτήματα για περισσότερες πληροφορίες.Η ανεπιθύμητη επιστολή πρότασης τείνει να είναι πιο γενική στη φύση, ώστε να μπορεί να αποσταλεί σε πολλούς ανθρώπους. "Μπορεί να είναι δύσκολο να βρεθεί ένα πρότυπο πρότασης που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ανταποκριθεί σε αίτημα για πρόταση, διότι κάθε αίτημα καιΚάθε πρόταση μπορεί να είναι πολύ διαφορετική.Συνήθως απαιτείται μεγάλη έρευνα για να τραβήξει μαζί την πρόταση και η γλώσσα πρέπει να προσαρμοστεί ειδικά στον αναγνώστη.Ωστόσο, μπορεί να βοηθήσει στη συναρμολόγηση ενός βασικού περιγράμματος που χρησιμοποιείται στη γραφή προτάσεων, για να διασφαλιστεί ότι κάθε απαραίτητη πτυχή μιας πρότασης καλύπτεται πλήρως.Οι επιχειρήσεις θα πρέπει επίσης να τηρούν αντίγραφα παλαιών προτάσεων και επιστολών προτάσεων, λαμβάνοντας σημειώσεις σχετικά με αυτά που είναι επιτυχείς, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην ανάπτυξη μελλοντικών προτάσεων.