Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για την παρακολούθηση του κινητού ενεργητικού;

Ο καλύτερος τρόπος για την παρακολούθηση των κινητών περιουσιακών στοιχείων είναι η χρήση κατάλληλων ελέγχων διαχείρισης αποθεμάτων και αυτοματοποιημένων εφαρμογών αποθεμάτων υπολογιστή.Αυτή η διαδικασία απαιτεί τον έλεγχο και την τεκμηρίωση των περιουσιακών στοιχείων, η οποία περιλαμβάνει τη σήμανση κάθε κομμάτι εξοπλισμού με ετικέτες αναγνώρισης.Αυτές οι ετικέτες χρησιμοποιούν έναν μοναδικό αριθμό για κάθε περιουσιακό στοιχείο.Ο αριθμός θα πρέπει να εισάγεται σε μια εφαρμογή παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων, όπου μπορεί να καταγραφεί και να παρακολουθείται για μελλοντικούς ελέγχους.

Μία από τις σημαντικότερες συμβουλές για την παρακολούθηση των κινητών περιουσιακών στοιχείων είναι η κατάλληλη επισήμανση και σήμανση του αποθέματος περιουσιακών στοιχείων.Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι το πρόσφατα αγορασμένο απόθεμα έχει ανατεθεί στους υπαλλήλους της εταιρείας.Όταν αγοράζεται μια νέα συσκευή, θα πρέπει να επισημανθεί αμέσως με αριθμό αναγνώρισης.Όταν η συσκευή έχει εκχωρηθεί σε ένα άτομο, η ημερομηνία και το όνομα του εκχωρημένου ατόμου θα πρέπει να παρακολουθείται με τον αριθμό ταυτοποίησης σε ένα σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων.

Ένα σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων για κινητά θα πρέπει να χρησιμοποιεί ειδικές ετικέτες αναγνώρισης ραδιοσυχνότητας (RFID) για την παρακολούθηση του εξοπλισμού.Πρόκειται για μια ηλεκτρονική ετικέτα κωδικοποιημένης γραμμής που επιτρέπει στους υπολογιστές να διαβάζουν τον αριθμό αναγνώρισης με ηλεκτρονικούς σαρωτές.Η τεχνολογία RFID χρησιμοποιείται στα περισσότερα καταστήματα λιανικής πώλησης για την ανάγνωση και τη φόρτωση εμπορευμάτων στα μητρώα πληρωμής.

Είναι επίσης σημαντικό να διασφαλιστεί ότι ακολουθούνται οι κατάλληλες διαδικασίες αποθεμάτων για τον εξοπλισμό που αγοράστηκε πρόσφατα.Κάθε φορά που αγοράζεται ένα νέο περιουσιακό στοιχείο, θα πρέπει να παρακολουθείται και να αποθηκεύεται σε μια ασφαλή περιοχή που διαχειρίζεται ένας θεματοφύλακας εξοπλισμού.Αυτά τα προϊόντα θα πρέπει να επισημαίνονται αμέσως με έναν αριθμό αναγνώρισης και να αποθηκεύονται σε αίθουσα συγκράτησης ασφαλούς εξοπλισμού.

Είναι σημαντικό να έχουμε μια συνεπή τοποθεσία για ετικέτες αναγνώρισης σε όλα τα κινητά περιουσιακά στοιχεία.Συνήθως το καλύτερο σημείο για να τοποθετήσετε μια ετικέτα αναγνώρισης σε κινητές συσκευές είναι στο χώρο της μπαταρίας.Αυτό εξασφαλίζει ότι η ετικέτα βρίσκεται σε μια δυσδιάκριτη περιοχή και ότι είναι δύσκολο να αφαιρεθεί.Η χρήση μιας σταθερής τοποθεσίας διευκολύνει τους μελλοντικούς ελεγκτές να βρουν και να καταγράφουν τον αριθμό αναγνώρισης για κάθε περιουσιακό στοιχείο.

Η αποτελεσματική παρακολούθηση του κινητού περιουσιακού στοιχείου απαιτεί ετήσιο έλεγχο του εξοπλισμού.Πρόκειται για μια ευκαιρία για επαλήθευση των περιουσιακών στοιχείων που αντιστοιχούν στο σωστό άτομο στο σύστημα παρακολούθησης και εξασφαλίζει ότι ο εξοπλισμός είναι λειτουργικός.Οι περισσότερες εταιρείες προγραμματίζουν ελέγχους αποθεμάτων κατά τη διάρκεια της σεζόν προετοιμασίας φορολογίας για να διασφαλιστεί ότι η διαδικασία θα συμβεί μία φορά το χρόνο.

Όταν τα κινητά περιουσιακά στοιχεία γίνονται ελαττωματικά ή σπασμένα, συνήθως αντικαθίστανται από νέο εξοπλισμό.Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας ανταλλαγής, το περιουσιακό στοιχείο θα πρέπει να επισημαίνεται ως διατεθειμένο στο σύστημα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων κινητής τηλεφωνίας.Αυτό εξασφαλίζει ότι το σύστημα απογραφής διατηρείται και είναι ακριβές για ετήσιους ελέγχους.