Những lời khuyên tốt nhất để theo dõi tài sản di động là gì?

Cách tốt nhất để theo dõi tài sản di động là sử dụng các điều khiển quản lý hàng tồn kho thích hợp và các ứng dụng kiểm kê máy tính tự động.Quá trình này yêu cầu kiểm toán và tài liệu về tài sản, bao gồm đánh dấu từng thiết bị bằng thẻ nhận dạng.Các thẻ này sử dụng một số duy nhất cho mỗi tài sản.Số lượng phải được nhập vào ứng dụng theo dõi tài sản di động, nơi nó có thể được ghi lại và theo dõi để kiểm toán trong tương lai.Một trong những mẹo quan trọng nhất để theo dõi tài sản di động là việc gắn thẻ và đánh dấu thích hợp của hàng tồn kho tài sản.Điều này giúp đảm bảo rằng hàng tồn kho mới được mua được chỉ định cho nhân viên công ty.Khi một thiết bị mới được mua, nó sẽ được gắn thẻ ngay lập tức với số nhận dạng.Khi thiết bị được gán cho một cá nhân, ngày và tên của người được chỉ định phải được theo dõi với số nhận dạng trong một hệ thống theo dõi tài sản.Hệ thống theo dõi tài sản di động nên sử dụng thẻ nhận dạng tần số vô tuyến đặc biệt (RFID) để theo dõi thiết bị.Đây là một thẻ mã hóa điện tử cho phép máy tính đọc số nhận dạng với máy quét điện tử.Công nghệ RFID được sử dụng trong hầu hết các cửa hàng bán lẻ để đọc và tính phí hàng hóa khi đăng ký thanh toán.

Cũng rất quan trọng để đảm bảo các quy trình kiểm kê thích hợp được tuân thủ cho thiết bị mới mua.Mỗi lần mua một tài sản mới, nó nên được theo dõi và lưu trữ trong một khu vực an toàn được quản lý bởi một người giám sát thiết bị.Những sản phẩm này nên được gắn thẻ ngay lập tức với số nhận dạng và được lưu trữ trong phòng giữ thiết bị an toàn.Điều quan trọng là phải có một vị trí nhất quán cho các thẻ nhận dạng trên tất cả các tài sản di động.Thông thường vị trí tốt nhất để đặt thẻ nhận dạng trên thiết bị di động là trong ngăn pin.Điều này đảm bảo thẻ nằm trong một khu vực không rõ ràng và rất khó để loại bỏ.Sử dụng một vị trí nhất quán giúp kiểm toán viên trong tương lai dễ dàng tìm và ghi lại số nhận dạng cho mỗi tài sản.Theo dõi tài sản di động hiệu quả yêu cầu kiểm toán hàng năm thiết bị.Đây là một cơ hội để xác minh tài sản được gán cho cá nhân chính xác trong hệ thống theo dõi và đảm bảo tất cả các thiết bị đang hoạt động.Hầu hết các công ty lên lịch kiểm toán hàng tồn kho trong mùa chuẩn bị thuế để đảm bảo quá trình xảy ra mỗi năm một lần.Khi tài sản di động bị lỗi hoặc bị hỏng, chúng thường được thay thế bằng thiết bị mới.Trong quá trình trao đổi này, tài sản nên được đánh dấu là được xử lý trong hệ thống theo dõi tài sản di động.Điều này đảm bảo rằng hệ thống kiểm kê được duy trì và chính xác cho kiểm toán hàng năm.