Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι συστημάτων επιχειρησιακής κατάθεσης;

Χάρη στην πρόοδο της τεχνολογίας γραφείου, υπάρχουν πολλοί τύποι συστημάτων αρχειοθέτησης επιχειρήσεων για να διαλέξετε όταν προσπαθείτε να διατηρήσετε σημαντικά αρχεία οργανωμένα και ασφαλή.Η κατάθεση είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους με τους οποίους οι επιχειρήσεις αποθηκεύουν τα αρχεία, παρακολουθούν τις σημαντικές μορφές, τις πληροφορίες πρόσβασης γρήγορα και την προστασία δεδομένων που πρέπει να είναι διαθέσιμα συχνά για χρόνια.Οι τύποι του συστήματος επιχειρησιακής κατάθεσης που επιλέγει ένα εξαρτάται κυρίως από τη μορφή που θα είναι τα αρχεία, τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να έχουν πρόσβαση και ποιες είναι οι δυνατότητες αποθήκευσης της επιχείρησης.

Τα πιο συχνά συστήματα κατάθεσης επιχειρήσεων είναι αυτόνομα κομμάτια επίπλων γραφείων, όπως τα ντουλάπια και τα συρτάρια αρχειοθέτησης.Αυτά είναι γενικά κατασκευασμένα από μέταλλο ή ξύλο και περιέχουν μεγάλα συρτάρια που είναι αρκετά μεγάλα ώστε να κρατούν πολλές εκατοντάδες φακέλους και αρχεία χαρτιού.Από τις μικρές επιχειρήσεις έως τα μεγάλα εταιρικά γραφεία, τα συστήματα φυσικών επιχειρήσεων βρίσκονται σε όλα τα σχήματα και τα μεγέθη για να φιλοξενήσουν οποιοδήποτε είδος αρχείου σκληρού αντιγράφου που πρέπει να αποθηκευτεί με ασφάλεια.

Άλλοι που χρησιμοποιούνται συνήθως τύποι συστημάτων αρχειοθέτησης επιχειρήσεων είναι ηλεκτρονικά συστήματα αποθήκευσης αρχείων.Τα λειτουργικά συστήματα υπολογιστών διαθέτουν δυνατότητες ηλεκτρονικής κατάθεσης ενσωματωμένες στο λογισμικό για να καταστούν ένας βολικός τρόπος για την προστασία αρχείων πολλών μεγεθών και τύπων.Τα αρχεία μπορούν να περιλαμβάνουν έγγραφα κειμένου, γραφικά και εικόνες, λογισμικό ή αρχεία που βασίζονται στο Web.Κάθε φορά που δημιουργείται ή μοιράζεται ένα νέο αρχείο, τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν με ασφάλεια σε ένα εικονικό φάκελο αρχείων που μπορεί να καθίσει σε έναν σκληρό δίσκο υπολογιστή, να μεταφερθεί σε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή να αποθηκευτεί σε εικονική μονάδα δίσκου.

Άλλα συστήματα επιχειρησιακής κατάθεσης που συχνά αποτελούν μέρος της ηλεκτρονικής σφαίρας της κατάθεσης είναι συστήματα διαχείρισης πελατών και προμηθευτών.Οι εταιρείες που διαθέτουν μεγάλο αριθμό πελατών και προμηθευτών για να παρακολουθούν τη διαχείριση αυτού είναι η αποθήκευση πληροφοριών πελατών και προμηθευτών σε έντυπο ή ηλεκτρονική μορφή σε μια ειδική διαχείριση πόρων πελατών (CRM) ή διαχείριση πωλητών (VM).Αυτό επιτρέπει την αποθήκευση μιας ευρείας ποικιλίας αρχείων από τον πελάτη ή τον προμηθευτή, για γρήγορη πρόσβαση κατόπιν αιτήματος.

Με την τεχνολογία που βελτιώνει τις διαδικασίες πολλών επιχειρήσεων, άλλοι τύποι συστημάτων επιχειρησιακής κατάθεσης περιλαμβάνουν κινητές τεχνολογίες όπως έξυπνα τηλέφωνα και χειροκίνητοι υπολογιστές.Τα στελέχη των επιχειρήσεων εν κινήσει μπορούν να δημιουργήσουν, να μεταφορτώσουν και να μοιράζονται μεγάλα αρχεία δεδομένων χρησιμοποιώντας αυτές τις συσκευές.Οι πληροφορίες μπορούν στη συνέχεια να μεταφερθούν ηλεκτρονικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω της σύνδεσης μέσω του Διαδικτύου ή των άμεσων καλωδίων σε υπολογιστές στο σπίτι ή στο γραφείο.Αυτό καθιστά πολύ πιο βολικό την αποθήκευση και πρόσβαση σε αρχεία ουσιαστικά από οπουδήποτε στον κόσμο.