Apa saja berbagai jenis sistem pengarsipan bisnis?

Berkat kemajuan dalam teknologi kantor, ada banyak jenis sistem pengarsipan bisnis untuk dipilih ketika mencoba menjaga file penting dan aman.Pengarsipan adalah salah satu cara paling umum bahwa bisnis menyimpan catatan, melacak formulir penting, mengakses informasi dengan cepat, dan melindungi data yang harus sering tersedia selama bertahun -tahun.Jenis -jenis sistem pengarsipan bisnis yang dipilih terutama tergantung pada format file -file tersebut, bagaimana mereka akan diakses, dan apa kemampuan penyimpanan bisnis.

Sistem pengarsipan bisnis yang paling umum dipikirkan adalah perabot kantor yang berdiri sendiri seperti lemari arsip dan laci.Ini umumnya terbuat dari logam atau kayu, dan berisi laci geser besar yang cukup besar untuk menahan ratusan folder dan file kertas.Dari usaha kecil hingga kantor perusahaan besar, sistem pengarsipan bisnis fisik ditemukan dalam segala bentuk dan ukuran untuk mengakomodasi segala jenis file copy keras yang perlu disimpan dengan aman.

Jenis sistem pengarsipan bisnis yang umum digunakan adalah sistem penyimpanan file elektronik.Sistem operasi komputer memiliki kemampuan pengarsipan elektronik yang dibangun ke dalam perangkat lunak untuk menjadikan ini cara yang nyaman untuk melindungi file dari berbagai ukuran dan jenis.File dapat menyertakan dokumen teks, grafik dan gambar, perangkat lunak, atau file berbasis web.Setiap kali file baru dibuat atau dibagikan, data dapat disimpan dengan aman di folder file virtual yang dapat duduk di hard drive komputer individual, dibawa-bawa di hard drive eksternal, atau disimpan di drive virtual yang diakses internet.

Sistem pengarsipan bisnis lain yang sering menjadi bagian dari ranah pengarsipan elektronik adalah sistem manajemen pelanggan dan vendor.Perusahaan yang memiliki sejumlah besar pelanggan dan vendor untuk melacak kelola ini adalah dengan menyimpan informasi pelanggan dan vendor dalam format hard copy atau elektronik dalam pengaturan sumber daya pelanggan khusus (CRM) atau pengaturan manajemen vendor (VM).Ini memungkinkan berbagai macam file disimpan oleh klien atau vendor, untuk akses cepat sesuai permintaan.

Dengan teknologi yang meningkatkan proses banyak bisnis, jenis sistem pengarsipan bisnis lainnya termasuk teknologi seluler seperti ponsel pintar dan komputer genggam.Eksekutif bisnis saat bepergian dapat membuat, mengunggah, dan berbagi file data besar dengan menggunakan perangkat ini.Informasi kemudian dapat ditransfer secara elektronik melalui email atau dengan menghubungkan melalui internet atau kabel langsung ke komputer rumah atau kantor.Ini membuatnya jauh lebih nyaman untuk menyimpan dan mengakses file secara virtual dari mana saja di dunia.