Các loại hệ thống nộp đơn kinh doanh khác nhau là gì?

Nhờ những tiến bộ trong công nghệ văn phòng, có nhiều loại hệ thống nộp đơn kinh doanh để lựa chọn khi cố gắng giữ các tệp quan trọng được tổ chức và an toàn.Nộp đơn là một trong những cách phổ biến nhất mà các doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ, theo dõi các hình thức quan trọng, truy cập thông tin nhanh chóng và bảo vệ dữ liệu phải có sẵn thường xuyên trong nhiều năm.Các loại hệ thống nộp đơn kinh doanh mà người ta chọn chủ yếu phụ thuộc vào định dạng mà các tệp sẽ ở, cách truy cập chúng và khả năng lưu trữ của doanh nghiệp là gì.Các hệ thống nộp đơn kinh doanh phổ biến nhất là những mảnh đồ nội thất văn phòng độc lập như tủ hồ sơ và ngăn kéo.Chúng thường được làm bằng kim loại hoặc gỗ, và chứa các ngăn kéo trượt lớn đủ lớn để chứa hàng trăm thư mục và tệp giấy.Từ các doanh nghiệp nhỏ đến các văn phòng công ty lớn, các hệ thống nộp đơn kinh doanh vật lý được tìm thấy trong tất cả các hình dạng và quy mô để phù hợp với bất kỳ loại tệp sao chép cứng nào cần được lưu trữ an toàn.

Các loại hệ thống nộp đơn kinh doanh thường được sử dụng khác là các hệ thống lưu trữ tệp điện tử.Hệ điều hành máy tính có khả năng nộp đơn điện tử được tích hợp trong phần mềm để biến đây thành một cách thuận tiện để bảo vệ các tệp có nhiều kích cỡ và loại.Các tệp có thể bao gồm các tài liệu văn bản, đồ họa và hình ảnh, phần mềm hoặc tệp dựa trên web.Bất cứ khi nào một tệp mới được tạo hoặc chia sẻ, dữ liệu có thể được lưu trữ an toàn trong thư mục tệp ảo có thể đặt trên ổ cứng máy tính riêng lẻ, được mang theo ổ cứng ngoài hoặc được lưu trữ trên ổ đĩa ảo được tính toán trên Internet.Các hệ thống nộp đơn kinh doanh khác thường là một phần của lĩnh vực nộp đơn điện tử là các hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp.Các công ty có số lượng lớn khách hàng và nhà cung cấp để theo dõi quản lý điều này là bằng cách lưu trữ thông tin của khách hàng và nhà cung cấp ở định dạng bản sao cứng hoặc điện tử trong thiết lập Quản lý tài nguyên khách hàng (CRM) hoặc quản lý nhà cung cấp (VM) đặc biệt.Điều này cho phép một loạt các tệp được lưu trữ bởi khách hàng hoặc nhà cung cấp, để truy cập nhanh theo yêu cầu.Với công nghệ cải thiện quy trình của nhiều doanh nghiệp, các loại hệ thống nộp đơn kinh doanh khác bao gồm các công nghệ di động như điện thoại thông minh và máy tính cầm tay.Giám đốc điều hành doanh nghiệp trên Go có thể tạo, tải lên và chia sẻ các tệp dữ liệu lớn bằng cách sử dụng các thiết bị này.Thông tin sau đó có thể được chuyển bằng điện tử qua email hoặc bằng cách kết nối qua Internet hoặc cáp trực tiếp đến máy tính tại nhà hoặc văn phòng.Điều này làm cho nó thuận tiện hơn nhiều để lưu trữ và truy cập các tệp hầu như từ bất cứ nơi nào trên thế giới.