Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι διαδικασιών του Front Office;

Όταν οι άνθρωποι μιλούν για το μπροστινό γραφείο, αναφέρονται σε όλες τις λειτουργίες ενός οργανισμού που περιλαμβάνει άμεση επαφή με τους πελάτες.Για παράδειγμα, το front office σε ένα ξενοδοχείο περιγράφει τους υπαλλήλους και τους εργάτες γραφείου που κάνουν κρατήσεις και δέχονται πληρωμές.Το μπροστινό γραφείο ενδέχεται να είναι πιο εύκολα κατανοητό σε σύγκριση με τα καθήκοντα back office, τα οποία περιλαμβάνουν τη λογιστική, τους ανθρώπινους πόρους και άλλες λειτουργίες που μπορεί να συμβάλλουν στην ποιότητα της εξυπηρέτησης των πελατών, αλλά που οι πελάτες σπάνια βλέπουν.Ορισμένες από τις πιο συνηθισμένες διαδικασίες Front Office είναι η επικοινωνία, η τεκμηρίωση και οι οικονομικές ή πωλήσεις συναλλαγών.

Η επικοινωνία είναι μια από τις πιο βασικές διαδικασίες του Front Office που βρίσκονται σε σχεδόν κάθε σενάριο του Front Office.Όταν οι ρεσεψιονίστ σε ιατρικά γραφεία μιλούν στους ασθενείς στο τηλέφωνο ή χαιρετούν τους ασθενείς καθώς έρχονται σε ένα γραφείο, για παράδειγμα, εκτελούν εργασίες επικοινωνίας.Στο λιανικό εμπόριο, τα καθήκοντα επικοινωνίας εμφανίζονται όταν οι εκπρόσωποι πωλήσεων βοηθούν τους πελάτες να βρουν τα αντικείμενα για τα οποία ψωνίζουν.

Η τεκμηρίωση είναι μια άλλη από τις σημαντικότερες διαδικασίες του Front Office.Εν ολίγοις, αυτή είναι η διαδικασία καταγραφής του τι συμβαίνει σε ένα μπροστινό γραφείο.Οι εργαζόμενοι στο ρεσεψιόν σε ένα ξενοδοχείο, για παράδειγμα, είναι υπεύθυνοι για την παρακολούθηση του ποιος κάνει κρατήσεις, ποιος ελέγχει και ποιος ελέγχει.Συνήθως αποθηκεύουν αυτές τις πληροφορίες σε βάσεις δεδομένων, ώστε να μπορούν να γνωρίζουν πόσα δωμάτια είναι ανοιχτά και πότε μπορούν να σχεδιάσουν τη στελέχωση για τους περισσότερους πελάτες.όπως η χρηματοδότηση και η λογιστική.Στο λιανικό εμπόριο, πολλοί εργαζόμενοι στο Front Office χρησιμοποιούν ταμειακές μηχανές που υπολογίζουν καθημερινά σύνολα.Οι επαγγελματίες που εργάζονται σε ιατρικά γραφεία ενδέχεται να χρειαστεί να λάβουν ασφαλιστικές πληροφορίες.Σε ορισμένες περιπτώσεις ίσως πρέπει επίσης να είναι εξοικειωμένοι με την ιατρική κωδικοποίηση.

Όπως και στις περισσότερες πτυχές των επιχειρήσεων, η διοίκηση είναι μια σημαντική διαδικασία.Οι διαχειριστές συνήθως εποπτεύουν όλες τις διαδικασίες του Front Office και διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι εκτελούν σωστά τα καθήκοντά τους.Θα μπορούσαν επίσης να εκπαιδεύσουν τους εργαζόμενους στο Front Office και να αλλάξουν διαδικασίες στο Front Office για να αντιμετωπίσουν νέες προκλήσεις.

Πολλοί διευθυντές πιστεύουν ότι οι διαδικασίες του μπροστινού γραφείου πρέπει να αναπτυχθούν συνεχώς.Αντί να εξαρτώνται από μοντέλα ή στρατηγικές επειδή είναι εξοικειωμένοι, πολλοί διαχειριστές επιλέγουν να αναλύσουν κάθε νέα πρόκληση και να υιοθετήσουν λύσεις.Για παράδειγμα, εάν ένας διαχειριστής ξενοδοχείων διαπιστώσει ότι ένα σύστημα κρατήσεων είναι πολύ αργό και ότι οι εργαζόμενοι στο γραφείο δεν μπορούν να βοηθήσουν τους πελάτες αρκετά γρήγορα, μπορεί να αναζητήσει νέα συστήματα που είναι οικονομικά αποδοτικά.Ένας διευθυντής μπορεί επίσης να παρατηρήσει τη συμπεριφορά των εργαζομένων της ρεσεψιόν και να διεξάγει περιοδικές εκπαιδευτικές συνεδρίες για τη βελτίωση των επικοινωνιών με τους πελάτες.