Apa saja berbagai jenis prosedur kantor depan?

Ketika orang berbicara tentang kantor depan, mereka merujuk pada semua fungsi dalam suatu organisasi yang mencakup kontak langsung dengan pelanggan.Misalnya, kantor depan di hotel menggambarkan petugas dan pekerja meja yang melakukan pemesanan dan menerima pembayaran.Kantor depan mungkin lebih mudah dipahami jika dibandingkan dengan tugas -tugas di kantor, yang meliputi akuntansi, sumber daya manusia, dan fungsi lain yang dapat berkontribusi pada kualitas layanan pelanggan, tetapi pelanggan mana yang jarang dilihat.Beberapa prosedur kantor depan yang paling umum adalah komunikasi, dokumentasi, dan transaksi keuangan atau penjualan.

Komunikasi adalah salah satu prosedur kantor depan paling penting yang ditemukan di hampir setiap skenario kantor depan.Ketika resepsionis di kantor medis berbicara kepada pasien di telepon atau menyapa pasien ketika mereka datang ke kantor, misalnya, mereka melakukan tugas komunikasi.Dalam ritel, tugas komunikasi terjadi ketika perwakilan penjualan membantu pelanggan untuk menemukan barang -barang yang mereka belanja.

Dokumentasi adalah salah satu prosedur kantor depan yang paling penting.Singkatnya, ini adalah proses merekam apa yang terjadi di kantor depan.Pekerja meja depan di sebuah hotel, misalnya, bertanggung jawab untuk melacak siapa yang membuat reservasi, yang check in, dan siapa yang check out.Mereka biasanya menyimpan informasi ini dalam database sehingga mereka dapat mengetahui berapa banyak kamar yang terbuka dan kapan mereka dapat merencanakan kepegawaian untuk sebagian besar klien.

Prosedur depan kantor yang mencakup penjualan dan transaksi keuangan biasanya didokumentasikan dan disampaikan secara digital ke departemen kantor belakang,seperti keuangan dan akuntansi.Dalam ritel, banyak pekerja kantor depan menggunakan register tunai yang menghitung total harian.Profesional yang bekerja di kantor medis mungkin harus mengambil informasi asuransi.Dalam beberapa kasus mereka mungkin juga harus terbiasa dengan pengkodean medis.

Seperti dalam sebagian besar aspek bisnis, manajemen adalah proses yang penting.Manajer biasanya mengawasi semua prosedur kantor depan dan memastikan bahwa pekerja melakukan tugas mereka dengan benar.Mereka mungkin juga melatih pekerja kantor depan dan mengubah prosedur kantor depan untuk memenuhi tantangan baru.

Banyak manajer percaya bahwa prosedur kantor depan harus terus dikembangkan.Alih -alih bergantung pada model atau strategi karena mereka akrab, banyak manajer malah memilih untuk menganalisis setiap tantangan baru dan mengadopsi solusi.Misalnya, jika seorang manajer hotel menemukan bahwa sistem reservasi terlalu lambat dan bahwa pekerja meja tidak dapat membantu klien dengan cukup cepat, ia mungkin mencari sistem baru yang hemat biaya.Seorang manajer juga dapat mengamati perilaku karyawan meja depan dan melakukan sesi pelatihan berkala untuk meningkatkan komunikasi dengan klien.