Các loại thủ tục văn phòng phía trước khác nhau là gì?

Khi mọi người nói về văn phòng, họ đang đề cập đến tất cả các chức năng trong một tổ chức bao gồm liên hệ trực tiếp với khách hàng.Ví dụ, văn phòng phía trước trong một khách sạn mô tả các nhân viên trợ giúp và bàn làm việc đặt phòng và chấp nhận thanh toán.Văn phòng phía trước có thể dễ hiểu hơn khi so sánh với các nhiệm vụ văn phòng, bao gồm kế toán, nguồn nhân lực và các chức năng khác có thể đóng góp vào chất lượng dịch vụ khách hàng, nhưng khách hàng hiếm khi thấy.Một số thủ tục văn phòng phổ biến nhất là giao tiếp, tài liệu và giao dịch tài chính hoặc bán hàng.Truyền thông là một trong những thủ tục văn phòng thiết yếu nhất được tìm thấy trong gần như mọi kịch bản văn phòng.Khi nhân viên tiếp tân trong các văn phòng y tế nói chuyện với bệnh nhân qua điện thoại hoặc chào hỏi bệnh nhân khi họ vào văn phòng, họ đang thực hiện các nhiệm vụ giao tiếp.Trong bán lẻ, các nhiệm vụ truyền thông xảy ra khi các đại diện bán hàng giúp khách hàng tìm thấy các mặt hàng mà họ đang mua sắm. Tài liệu là một trong những quy trình văn phòng quan trọng nhất.Nói tóm lại, đây là quá trình ghi lại những gì xảy ra trong một văn phòng phía trước.Ví dụ, các nhân viên lễ tân trong một khách sạn chịu trách nhiệm theo dõi ai là người đặt chỗ, người kiểm tra và ai kiểm tra.Họ thường lưu trữ thông tin này trong cơ sở dữ liệu để họ có thể biết có bao nhiêu phòng mở và khi nào họ có thể lên kế hoạch cho nhân viên cho hầu hết các khách hàng.chẳng hạn như tài chính và kế toán.Trong bán lẻ, nhiều nhân viên văn phòng sử dụng máy tính tiền tính toán tổng số hàng ngày.Các chuyên gia làm việc trong các văn phòng y tế có thể phải lấy thông tin bảo hiểm.Trong một số trường hợp, họ cũng có thể phải làm quen với mã hóa y tế.Như trong hầu hết các khía cạnh của kinh doanh, quản lý là một quá trình quan trọng.Các nhà quản lý thường giám sát tất cả các thủ tục văn phòng và đảm bảo rằng công nhân đang thực hiện các nhiệm vụ của họ một cách chính xác.Họ cũng có thể đào tạo nhân viên văn phòng và thay đổi các thủ tục văn phòng để đáp ứng những thách thức mới.Nhiều nhà quản lý tin rằng các thủ tục văn phòng phía trước nên được phát triển liên tục.Thay vì phụ thuộc vào các mô hình hoặc chiến lược vì chúng quen thuộc, nhiều nhà quản lý thay vào đó chọn phân tích từng thách thức mới và áp dụng các giải pháp.Ví dụ, nếu một người quản lý khách sạn thấy rằng một hệ thống đặt phòng quá chậm và nhân viên bàn không thể hỗ trợ khách hàng đủ nhanh, anh ta hoặc cô ta có thể tìm kiếm các hệ thống mới có hiệu quả về chi phí.Người quản lý cũng có thể quan sát hành vi của nhân viên lễ tân và tiến hành các buổi đào tạo định kỳ để cải thiện giao tiếp với khách hàng.