Milyen típusú irodai eljárások vannak?

Amikor az emberek a front irodáról beszélnek, azok a szervezeten belüli összes funkcióra utalnak, amelyek közvetlen kapcsolatot foglalnak magukban az ügyfelekkel.Például a szálloda irodája leírja azokat a concierge- és íróasztalokat, akik foglalásokat végeznek és elfogadnak fizetéseket.Lehet, hogy a front iroda könnyebben érthető, összehasonlítva az irodai feladatokkal, amelyek magukban foglalják a számvitelt, az emberi erőforrásokat és más olyan funkciókat, amelyek hozzájárulhatnak az ügyfélszolgálat minőségéhez, de amelyet az ügyfelek ritkán látnak.A leggyakoribb irodai eljárások egy része a kommunikáció, a dokumentáció, valamint a pénzügyi vagy értékesítési tranzakciók.

A kommunikáció az egyik legfontosabb irodai eljárás, amely szinte minden irodai forgatókönyvben található.Amikor az orvosi irodák recepciói telefonos betegekkel beszélnek, vagy üdvözölik a betegeket, amikor például irodába lépnek, akkor kommunikációs feladatokat végeznek.A kiskereskedelemben a kommunikációs feladatok akkor fordulnak elő, amikor az értékesítési képviselők segítenek az ügyfeleknek megtalálni azokat az elemeket, amelyekben vásárolnak.

A dokumentáció a legfontosabb irodai eljárás.Röviden: ez a folyamat, hogy rögzítse, mi történik egy front irodában.Például egy szálloda recepciós munkavállalói felelősek annak nyomon követéséért, hogy ki végez foglalást, ki jelentkezik be, és ki jelentkezik.Általában ezeket az információkat adatbázisokban tárolják, hogy tudják, hány szoba nyitva van, és mikor tervezhetik a legtöbb ügyfelet.mint például a pénzügyek és a számvitel.A kiskereskedelemben sok irodai munkavállaló pénztárgépeket használ, amelyek kiszámítják a napi összegeket.Az orvosi irodákban dolgozó szakembereknek biztosítási információkat kell felvenniük.Bizonyos esetekben lehet, hogy ismerniük kell az orvosi kódolást is.

Mint az üzleti élet legtöbb aspektusában, a menedzsment fontos folyamat.A vezetők általában felügyelik az összes irodai eljárást, és gondoskodnak arról, hogy a munkavállalók megfelelően elvégezzék feladataikat.Lehet, hogy kiképzik a front irodai dolgozókat és megváltoztathatják az irodai eljárásokat az új kihívások teljesítése érdekében.

Sok menedzser úgy véli, hogy folyamatosan kidolgozni kell a front office eljárásait.Ahelyett, hogy modellektől vagy stratégiától függ, mert ismerősek, sok menedzser inkább az egyes új kihívások elemzését és megoldásokat fogad el.Például, ha egy szállodavezető úgy találja, hogy a foglalási rendszer túl lassú, és hogy az íróasztalok nem tudnak elég gyorsan segíteni az ügyfeleknek, akkor új rendszereket kereshet, amelyek költséghatékonyak.A menedzser megfigyelheti a recepció alkalmazotti viselkedését és periodikus képzéseket folytathat az ügyfelekkel folytatott kommunikáció javítása érdekében.