Τι είναι ένα εισιτήριο γραφείου βοήθειας;

Ένα εισιτήριο γραφείου βοήθειας είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα όπου οι εταιρείες χρησιμοποιούν τεχνολογία για να βοηθήσουν στην παρακολούθηση των αιτημάτων εργασίας.Η τεχνολογία επιτρέπει σε μια επιχείρηση να χρησιμοποιεί ένα σύστημα e-mail ή σε διακομιστή για να διατηρήσει οποιοδήποτε εισιτήριο γραφείου βοήθειας που αποστέλλεται από υπαλλήλους.Τα περισσότερα από αυτά τα συστήματα είναι εσωτερικό λογισμικό που κάνει μια επιχείρηση πιο αποτελεσματική.Σύμφωνα με ένα ηλεκτρονικό σύστημα, οι εταιρείες έχουν επίσημα αρχεία αιτήσεων επισκευής ή ενημερώσεων.Ένα εισιτήριο μπορεί να είναι για σχεδόν οποιοδήποτε στοιχείο ή πρόβλημα σε μια επιχείρηση.

Ο όρος εισιτήριο είναι μόνο εικονιστικό, καθώς καμία μεμονωμένη εταιρεία συνήθως δεν δίνει ή λαμβάνει ένα φυσικό εισιτήριο από το γραφείο βοήθειας.Στην πραγματικότητα, αντιπροσωπεύει ένα ολόκληρο σύστημα με το οποίο ένας υπάλληλος χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή άλλο σύστημα εσωτερικών μηνυμάτων για να υποβάλει συγκεκριμένο αίτημα.Ένα πρόγραμμα λογισμικού είναι συχνά απαραίτητο για να βοηθήσει στη διαχείριση και τη λειτουργία του συστήματος εισιτηρίων βοήθειας.Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια εταιρεία μπορεί να σχεδιάσει το δικό της σύστημα ή να χρησιμοποιήσει ένα πρόγραμμα τρίτου μέρους.Ο σχεδιασμός και ο τύπος θα πρέπει να είναι προσαρμόσιμοι στην επιχείρηση.

Ειδικές πληροφορίες είναι συχνά μέρος της συμπλήρωσης ενός εισιτηρίου γραφείου βοήθειας.Τα περισσότερα εισιτήρια απαιτούν το όνομα, την τοποθεσία ή το τμήμα και το λόγο για αίτημα από το άτομο που χρειάζεται βοήθεια.Εάν το εισιτήριο ζητήσει βοήθεια για το υλικό ή το λογισμικό υπολογιστή, ενδέχεται να απαιτούνται συγκεκριμένες πληροφορίες στον τύπο του συστήματος.Σε πολλές περιπτώσεις, οι περισσότερες πληροφορίες που αποστέλλονται αρχικά θα βοηθήσουν στην εστίαση των διορθωτικών δραστηριοτήτων από το τμήμα γραφείου βοήθειας.Άλλες πληροφορίες ή εισιτήρια παρακολούθησης ενδέχεται να είναι απαραίτητα για μεγάλες εργασίες ή εργασίες. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια πρωταρχική χρήση σε ένα σύστημα εισιτηρίων γραφείου βοήθειας.Οι εταιρείες μπορούν να δημιουργήσουν μια βασική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κατευθύνει τα αιτήματα σε ένα συγκεκριμένο άτομο.Αυτό το άτομο είναι υπεύθυνο για τη λήψη και την καταλογογράφηση όλων των εισιτηρίων από κάθε άτομο ή τμήμα.Το άτομο μπορεί στη συνέχεια να αντιστοιχίσει τα εισιτήρια σε κάποιον που μπορεί να διορθώσει την κατάσταση όπως ζητήθηκε.Μια διαδικασία κατάθεσης ή άλλα μέσα για την αποθήκευση των εισιτηρίων ενδέχεται να είναι απαραίτητα ανάλογα με το σύστημα.

Οι μεγάλες εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα σύστημα εισιτηρίων βοήθειας για να μειώσουν το χρόνο διακοπής ή την απώλεια της παραγωγικότητας των εργαζομένων.Ωστόσο, οι εταιρείες με πολλαπλές τοποθεσίες ενδέχεται να δυσκολεύονται να χρησιμοποιήσουν με επιτυχία ένα σύστημα εισιτηρίων εάν απαιτούνται δραστηριότητες επιτόπου για τη διόρθωση των προβλημάτων.Σε αυτή την περίπτωση, μόνο εισιτήρια λογισμικού που απαιτούν διορθώσεις εκτός του χώρου μπορούν να περάσουν από το σύστημα εισιτηρίων βοήθειας.Οι εταιρείες μπορούν συνήθως να επανεξετάζουν και να εφαρμόζουν ένα σύστημα που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες τους.Ευτυχώς, υπάρχουν πολλά συστήματα για τέτοιους σκοπούς.