Τι είναι ένα μεσαίο γραφείο;

Το Middle Office είναι ένας όρος που εφαρμόζεται στις επιχειρηματικές λειτουργίες που επικεντρώνονται στην παρακολούθηση και την παροχή πληροφοριών σχετικά με το αποτέλεσμα των προσπαθειών που διεξάγονται από το μπροστινό γραφείο.Τα δεδομένα που λαμβάνονται και δομημένα από το μεσαίο γραφείο μεταφέρονται στη συνέχεια στο back office, το οποίο με τη σειρά του ολοκληρώνει τις συναλλαγές που απαιτούνται για να διατηρηθεί η δραστηριότητα ενεργή.Συχνά, αυτό το τμήμα της επιχείρησης αποτελεί μέρος του τμήματος επιχειρήσεων της επιχείρησης και εστιάζει την προσοχή της σε σημαντικά καθήκοντα όπως ο έλεγχος ποιότητας, η διαχείριση των κινδύνων και η πρόληψη των ζημιών.

Σε πολλές περιπτώσεις, το μεσαίο γραφείο λειτουργεί ως μηχανισμός υποστήριξης για το μπροστινό γραφείο.Ένα παράδειγμα αυτού του τύπου σχέσης μπορεί να φανεί στις προσπάθειες πωλήσεων της επιχείρησης.Καθώς η δύναμη πωλήσεων κερδίζει τους πελάτες για την επιχείρηση, το μεσαίο γραφείο χειρίζεται τα απαραίτητα καθήκοντα για τη διαχείριση της διαδικασίας εκπλήρωσης, επιτρέποντας στον πελάτη να λαμβάνει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που έχουν παραγγελθεί.Σε περίπτωση που το γραφείο, στο πλαίσιο της περιοχής επιχειρήσεων της επιχείρησης, δεν είναι σε θέση να εκπληρώσει τις υποσχέσεις που έκανε το front office, ο πελάτης συνήθως χάνεται.Για το λόγο αυτό, η στενή επικοινωνία μεταξύ εκείνων που πωλούν τα προϊόντα και εκείνων που συμμετέχουν στην παράδοση προϊόντων είναι εξαιρετικά σημαντική.

Ενώ η έννοια ενός μεσαίου γραφείου μπορεί να εφαρμοστεί σε οποιοδήποτε είδος επιχείρησης, ο όρος χρησιμοποιείται συνήθως σε επιχειρήσεις που επικεντρώνονται στην παροχή χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών.Εδώ, αυτή η ενότητα της επιχείρησης συχνά επικεντρώνεται στη διαχείριση της ροής των συναλλαγών εντός της εταιρείας, καθώς και στη διατήρηση λεπτομερών και ακριβών αρχείων σχετικά με αυτές τις συναλλαγές.Αυτό διευκολύνει τη διατήρηση της ακριβούς καταγραφής των ροών κέρδους της επιχείρησης και διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στον διακανονισμό των λογαριασμών.

Το μεσαίο γραφείο έχει συχνά την ευθύνη να παρέχει το back office με τα δεδομένα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της διαδικασίας συναλλαγής με τον πελάτη.Μόλις προετοιμαστεί επιτυχώς μια παραγγελία πελάτη, τα δεδομένα μεταδίδονται στο back office, όπου μπορεί να προγραμματιστεί η παράδοση και η διαδικασία τιμολόγησης μπορεί να πραγματοποιηθεί.Χωρίς το μεσαίο γραφείο για την παροχή βασικών λεπτομερειών, το back office δεν θα είναι σε θέση να διαχειριστεί αυτές τις λειτουργίες και η εταιρεία δεν θα παράγει ποτέ ταμειακές ροές.

Σε σχεδόν οποιοδήποτε είδος επιχείρησης, το μεσαίο γραφείο λειτουργεί ως ο τέλειος σύνδεσμος από τις λειτουργίες ανοικτής αγοράς της εταιρείας και την επιτυχή ολοκλήρωση της αλληλεπίδρασης με τον πελάτη.Βοηθώντας στη διαχείριση της ροής των πληροφοριών, στη διαχείριση της χρήσης των πόρων κατά την προετοιμασία της παράδοσης του προϊόντος και στη μεταφορά βασικών δεδομένων για την ολοκλήρωση των συναλλαγών, το μεσαίο γραφείο παρέχει το πλαίσιο που παρέχει στην εταιρεία μια αποτελεσματική και λογική δομή λειτουργίας.Όταν κάποιος παράγοντας αναστέλλει την ικανότητα του γραφείου να διαχειρίζεται αυτές τις σημαντικές λειτουργίες, κάθε άλλη περιοχή της επιχείρησης θεωρεί πολύ πιο δύσκολο να λειτουργήσει αποτελεσματικά.