Τι είναι ένα βιβλίο τιμολογίων;

Οι περισσότερες εταιρείες πρέπει να ασχοληθούν με τις ταμειακές ροές και για να παρακολουθήσουν τα ρεύματα χρέωσης και εισοδήματος, μπορούν να χρησιμοποιηθούν τιμολόγια.Ένα τιμολόγιο είναι ένα νομοσχέδιο που παρέχεται λεπτομερώς τις υπηρεσίες ή τα προϊόντα που αγοράζονται και το συνολικό κόστος τους.Αυτά μπορεί να προέρχονται από εξωτερικούς πωλητές για την εταιρεία ή μπορούν να εκδοθούν από την εταιρεία σε άλλες εταιρείες ή πελάτες.Ένα βιβλίο τιμολογίων είναι ένας τρόπος για να διατηρηθούν όλα αυτά τα τιμολόγια οργανωμένα και αποθηκευμένα.Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μια επιχείρηση μπορεί να διατηρήσει τα τιμολόγια, συμπεριλαμβανομένων των φορολογικών σκοπών, της ανάλυσης ταμειακών ροών και της τήρησης αρχείων. Υπάρχουν πολλά οφέλη για τη διατήρηση ενός βιβλίου τιμολογίων.Στις ΗΠΑ και σε ορισμένες άλλες περιοχές, ορισμένες επιχειρήσεις ενδέχεται να είναι σε θέση να αφαιρέσουν πολλές από τις αγορές τους καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους κατά την κατάθεση φόρων.Όταν γίνει αυτό, υπάρχει μια πιθανότητα οι εταιρείες θα πρέπει να αποδείξουν αυτές τις αγορές και ότι καταβλήθηκε ένα ορισμένο ποσό.Μια άλλη καλή στιγμή για να έχετε τα αρχεία τιμολογίου που διοργανώνονται σε ένα βιβλίο τιμολογίων είναι όταν αναλύεται η ταμειακή ροή.Οι περισσότερες εταιρείες θα εξετάσουν τις ταμειακές ροές μία φορά κάθε τρίμηνο και τα τιμολόγια μπορούν να αποδείξουν από πού πηγαίνουν και προέρχονται τα χρήματα.Κατά καιρούς, μπορεί να υπάρχει η ανάγκη να δείξει ένας πωλητής τι έχει πληρωθεί ή να δείξει έναν πελάτη τι δεν έχει καταβληθεί.Αυτά τα βιβλία μπορούν να οργανωθούν με οποιονδήποτε τρόπο που ταιριάζει στις ανάγκες της εταιρείας.Όταν προκύψει η ανάγκη, η κατοχή των τιμολογίων σε μια βολική τοποθεσία μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης ή διαφορών.

Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν λογισμικό ηλεκτρονικού τιμολογίου.Αυτό μπορεί να λειτουργήσει με πολλούς τρόπους και ξανά επιτρέπει στην εταιρεία να οργανώσει και να περιέχει τα τιμολόγια με τρόπο που τα ταιριάζει.Η διατήρηση των ηλεκτρονικών αρχείων μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και χώρο και υπάρχουν συνήθως πολλοί τύποι λογισμικού που διατίθενται σε πολλές τιμές.

Ακόμα άλλες εταιρείες χρησιμοποιούν τόσο χαρτί όσο και ηλεκτρονικά τιμολόγια.Ένα βιβλίο τιμολογίων μπορεί να περιέχει το χαρτί, που ονομάζεται επίσης φυσικά τιμολόγια.Τα ηλεκτρονικά βιβλία ενδέχεται να έχουν σαρωθεί αντίγραφα αυτών των τιμολογίων ή μπορεί απλώς να έχουν τα δεδομένα από αυτά που εισάγονται και οργανώνονται για γρήγορη έρευνα.Υπάρχουν οφέλη και για τα δύο, και ωστόσο μια εταιρεία επιλέγει να αποθηκεύσει τα τιμολόγιά της εξαρτάται εξ ολοκλήρου από τις ανάγκες της.

Ορισμένες εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιούν πολλά τιμολόγια σε καθημερινή βάση.Πολλές φορές, αυτά τα τιμολόγια είναι μικρότερα και περισσότερα μπορούν να παραταχθούν στο βιβλίο τιμολογίων.Συνιστάται γενικά σε μια εταιρεία να αποθηκεύει τιμολόγια για τρία και επτά χρόνια.Αυτό μπορεί να δημιουργήσει αρκετές στοίβες βιβλίων, τα οποία μπορεί να διατηρηθούν σε ένα εντελώς ξεχωριστό δωμάτιο ή κτίριο.