Một cuốn sách hóa đơn là gì?

Hầu hết các công ty phải đối phó với dòng tiền và để theo dõi các khoản thanh toán và thu nhập, hóa đơn có thể được sử dụng.Hóa đơn là một hóa đơn chi tiết các dịch vụ được cung cấp hoặc sản phẩm được mua và chi phí chung của chúng.Những điều này có thể đến từ các nhà cung cấp bên ngoài cho công ty hoặc có thể được phát hành từ công ty cho các công ty hoặc khách hàng khác.Một cuốn sách hóa đơn là một cách để giữ cho tất cả các hóa đơn này được tổ chức và lưu trữ.Có nhiều lý do một doanh nghiệp có thể giữ hóa đơn, bao gồm cho mục đích thuế, phân tích dòng tiền và lưu trữ hồ sơ. Có nhiều lợi ích để giữ một cuốn sách hóa đơn.Ở Mỹ và một số khu vực khác, một số doanh nghiệp có thể khấu trừ nhiều giao dịch mua của họ trong suốt cả năm khi nộp thuế.Khi điều này được thực hiện, có khả năng các công ty sẽ phải chứng minh các giao dịch mua này đã được thực hiện và một số tiền nhất định đã được trả.Một thời điểm tốt khác để có hồ sơ hóa đơn được tổ chức trong một cuốn sách hóa đơn là khi phân tích dòng tiền.Hầu hết các công ty sẽ kiểm tra dòng tiền một lần mỗi quý và hóa đơn có thể chứng minh tiền sẽ đến và đến từ đâu.

Hồ sơ tổng thể là lý do phổ biến nhất để giữ một cuốn sách hóa đơn.Đôi khi, có thể có nhu cầu cho thấy một nhà cung cấp những gì đã được trả hoặc để cho khách hàng thấy những gì chưa được trả.Những cuốn sách này có thể được tổ chức theo bất kỳ cách nào phù hợp với nhu cầu của công ty.Khi có nhu cầu, việc có hóa đơn ở một vị trí thuận tiện có thể giúp tránh sự nhầm lẫn hoặc tranh chấp.Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.Điều này có thể hoạt động theo nhiều cách và một lần nữa cho phép công ty tổ chức và chứa các hóa đơn theo cách phù hợp với họ.Giữ hồ sơ bằng điện tử có thể tiết kiệm thời gian và không gian, và thông thường có nhiều loại phần mềm có sẵn trong nhiều phạm vi giá.Các công ty khác vẫn sử dụng cả hóa đơn giấy và điện tử.Một cuốn sách hóa đơn có thể chứa giấy, còn được gọi là hóa đơn vật lý.Các cuốn sách điện tử có thể đã quét các bản sao của các hóa đơn đó hoặc có thể chỉ cần có dữ liệu từ chúng được nhập và tổ chức để nghiên cứu nhanh.Có những lợi ích cho cả hai, và tuy nhiên một công ty chọn lưu trữ hóa đơn của họ hoàn toàn tùy theo nhu cầu của mình. Một số công ty có thể sử dụng nhiều hóa đơn hàng ngày.Nhiều lần, các hóa đơn này nhỏ hơn, và nhiều hơn có thể được xếp hàng trong cuốn sách hóa đơn.Nói chung, một công ty nên tiết kiệm hóa đơn trong khoảng từ ba đến bảy năm.Điều này có thể tạo ra một số ngăn sách, có thể được giữ trong một phòng hồ sơ hoặc tòa nhà hoàn toàn riêng biệt.