Τι είναι η υποστήριξη του Front Office;

Η υποστήριξη του Front Office συνεπάγεται μια σειρά καθηκόντων εργασίας που απαιτούνται για να διατηρήσουν τις καθημερινές επιχειρήσεις μιας επιχείρησης που εκτελείται ομαλά.Αυτές οι εργασίες περιλαμβάνουν συχνά τις τηλεφωνικές κλήσεις πελατών στα κατάλληλα τμήματα, την απάντηση σε ερωτήσεις πελατών, την κατάθεση εγγράφων, την εισαγωγή δεδομένων σε σχετικά προγράμματα λογισμικού υπολογιστών και την επεξεργασία χρηματοοικονομικών συναλλαγών.Διάφοροι τύποι θέσεων εργασίας υποστήριξης του Front Office είναι προσαρμοσμένες σε διαφορετικές εταιρείες και οργανισμούς.Τα ιατρικά, νομικά, εκπαιδευτικά και μικρά επιχειρηματικά γραφεία έχουν κάθε μία από τις μοναδικές ευθύνες, αν και ο συνολικός σκοπός ενός μπροστινού γραφείου είναι να παρουσιάσει μια επαγγελματική και αποτελεσματική εικόνα του οργανισμού στο κοινό. Οι διάφορες θέσεις εργασίας του Front Office περιλαμβάνουν εκείνες των υπαλλήλων,ρεσεψιονίστ και διοικητικοί βοηθοί.Αυτές οι θέσεις εργασίας έρχονται συνήθως με διαφορετικά επίπεδα ευθύνης, ανάλογα με την εμπειρία και την εκπαίδευση των εργαζομένων και τα συναφή καθήκοντα μπορούν μερικές φορές να επικαλύπτονται για το προσωπικό του Front Office σε μικρούς οργανισμούς.Οι υπάλληλοι αρχείων είναι συχνά υπεύθυνοι για τη διατήρηση των οργανωμένων αρχείων τυπωμένων εγγράφων και την εισαγωγή των σημερινών πληροφοριών πελατών σε προγράμματα βάσης δεδομένων υπολογιστών ή υπολογιστικών φύλλων.Οι ρεσεψιονίστ χαιρετούν κυρίως τους πελάτες που εισέρχονται στο μπροστινό γραφείο και απαντούν στις εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις και συνήθως μεταφέρουν κλήσεις σε άλλα τμήματα μέσω τηλεφώνου πολλαπλών γραμμών.Οι διοικητικοί βοηθοί μπορούν να εκτελούν αυτές τις εργασίες κατάθεσης και εξυπηρέτησης πελατών εκτός από την οργάνωση των ημερήσιων προγραμμάτων του εργοδότη τους και την επεξεργασία κειμένου σε διάφορα έγγραφα.

Ανάλογα με το μέγεθος και τους πόρους μιας συγκεκριμένης επιχείρησης, το προσωπικό υποστήριξης του Front Office μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνο για ορισμένους τύπους χρηματοοικονομικών συναλλαγών πελατών.Μπορούν να επεξεργαστούν πληρωμές με πιστωτικές κάρτες για προϊόντα ή υπηρεσίες και να εκδίδουν πελάτες τις αποδείξεις τους για αυτές τις πληρωμές.Ορισμένοι οργανισμοί που αναθέτουν σε τρίτους την επεξεργασία μισθοδοσίας τους μπορεί να απαιτούν από έναν από τους εργαζόμενους υποστήριξης του Front Office να παραλάβουν τους τελικούς ελέγχους από την εταιρεία μισθοδοσίας.Αυτός ο εργαζόμενος είναι στη συνέχεια υπεύθυνος για τη διανομή των ελέγχων στο υπόλοιπο γραφείο εγκαίρως. "Δεδομένου ότι ένα σύστημα υποστήριξης του Front Office αποτελεί σημαντικό μέρος κάθε οργανισμού, πολλές επιχειρήσεις διεξάγουν μια ανάλυση Front Office σε τακτά χρονικά διαστήματα.Αυτός ο τύπος μελέτης ελέγχου ποιότητας εξετάζει την αποτελεσματικότητα, την οργάνωση και τον επαγγελματισμό του προσωπικού του Front Office και διατυπώνει τρόπους για να βελτιωθεί οι απαραίτητες βελτιώσεις.Τα αποτελέσματα μιας ανάλυσης του Front Office αποτελούν μερικές φορές τη βάση για την προώθηση και τις αποφάσεις αύξησης των αμοιβών για τους υπαλλήλους του Front Office.Το προσωπικό υποστήριξης του Front Office που λαμβάνει θετικές κριτικές από μια ανάλυση είναι συνήθως εκείνοι που είναι σε θέση να αλληλεπιδρούν καλά με τους πελάτες, να συνεργαστούν ως ομάδα και να εκτελούν τα καθήκοντά τους με λίγα αν κάποια λάθη.