Hỗ trợ văn phòng là gì?

Hỗ trợ văn phòng chính đòi hỏi một loạt các nhiệm vụ công việc được yêu cầu để giữ các hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp hoạt động trơn tru.Các nhiệm vụ này thường bao gồm các cuộc gọi điện thoại của khách hàng đến các bộ phận thích hợp, trả lời các câu hỏi của khách hàng, nộp tài liệu, nhập dữ liệu vào các chương trình phần mềm máy tính có liên quan và xử lý các giao dịch tài chính.Nhiều loại công việc hỗ trợ văn phòng phía trước được điều chỉnh cho các công ty và tổ chức khác nhau.Mỗi văn phòng y tế, pháp lý, giáo dục và doanh nghiệp nhỏ đều có trách nhiệm duy nhất, mặc dù mục đích chung của văn phòng là trình bày một hình ảnh chuyên nghiệp và hiệu quả của tổ chức cho công chúng.Nhân viên tiếp tân, và trợ lý hành chính.Những công việc này thường đi kèm với các mức độ trách nhiệm khác nhau, tùy thuộc vào kinh nghiệm và giáo dục của nhân viên, và các nhiệm vụ liên quan đôi khi có thể trùng lặp đối với nhân viên văn phòng trong các tổ chức nhỏ.Thư ký tệp thường chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ có tổ chức của các tài liệu in và nhập thông tin khách hàng hiện tại vào cơ sở dữ liệu máy tính hoặc các chương trình bảng tính.Nhân viên tiếp tân chủ yếu chào đón khách hàng vào văn phòng và trả lời các cuộc gọi điện thoại đến và họ cũng thường chuyển cuộc gọi cho các bộ phận khác thông qua hệ thống điện thoại nhiều dòng.Trợ lý hành chính có thể thực hiện các nhiệm vụ nộp đơn và dịch vụ khách hàng này ngoài việc sắp xếp lịch trình sử dụng lao động của họ hàng ngày và xử lý văn bản một loạt các tài liệu.Tùy thuộc vào quy mô và tài nguyên của một doanh nghiệp nhất định, nhân viên hỗ trợ văn phòng chính cũng có thể chịu trách nhiệm cho một số loại giao dịch tài chính của khách hàng.Họ có thể xử lý thanh toán thẻ tín dụng cho sản phẩm hoặc dịch vụ và ban hành khách hàng hóa đơn của họ cho các khoản thanh toán này.Một số tổ chức thuê ngoài xử lý bảng lương của họ có thể yêu cầu một trong những nhân viên hỗ trợ văn phòng của họ nhận séc hoàn thành từ công ty bảng lương.Nhân viên này sau đó đôi khi chịu trách nhiệm phân phối séc cho phần còn lại của văn phòng một cách kịp thời. Vì một hệ thống hỗ trợ văn phòng phía trước là một phần quan trọng của bất kỳ tổ chức nào, nhiều doanh nghiệp tiến hành phân tích văn phòng theo định kỳ.Loại nghiên cứu kiểm soát chất lượng này kiểm tra hiệu quả, tổ chức và tính chuyên nghiệp của nhân viên văn phòng và xây dựng các cách để thực hiện các cải tiến cần thiết.Kết quả phân tích văn phòng đôi khi tạo thành cơ sở cho việc thăng chức và trả lương cho các nhân viên văn phòng.Nhân viên hỗ trợ văn phòng, những người nhận được đánh giá tích cực từ một phân tích thường là những người có thể tương tác tốt với khách hàng, làm việc cùng nhau như một nhóm và thực hiện nhiệm vụ của họ với một số ít nếu có sai lầm.