Τι είναι ο διαχειριστής διοικητικών υπηρεσιών;

Ο διαχειριστής των διοικητικών υπηρεσιών είναι υπεύθυνος για τις υπηρεσίες που υποστηρίζουν το προσωπικό, τους πελάτες και τους πελάτες μιας εταιρείας.Σε αντίθεση με έναν διευθυντή του τμήματος που επικεντρώνεται σε έναν συγκεκριμένο τομέα, όπως ανθρώπινο δυναμικό, έλεγχο αποθεμάτων ή λογιστική, αυτή η θέση συνεπάγεται ταυτόχρονα την υποστήριξη της υποστήριξης για διάφορα τμήματα.Η θέση μπορεί να συνεπάγεται την προμήθεια υλικών ή ακινήτων, την κατανομή του χώρου των εργαζομένων, των αναγκών συντήρησης της εταιρείας και της διαχείρισης αρχείων.Η θέση αυτή μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνη για τη διασφάλιση των συμβάσεων, των κανονισμών και των προτύπων για την ασφάλεια και την ασφάλιση.Ο αριθμός των τμημάτων που έχουν ανατεθεί στον διαχειριστή των διοικητικών υπηρεσιών εξαρτάται από το μέγεθος και τη δομή της εταιρείας.Οι μικρές έως μεγάλες εταιρείες μπορούν να επωφεληθούν από ένα άτομο που κατευθύνει αποτελεσματικά τις υπηρεσίες υποστήριξης για πολλαπλά τμήματα.Όταν οι υπηρεσίες κατευθύνονται από συγκεκριμένα τμήματα εντός μιας εταιρείας, ενδέχεται να υπάρξουν συγκρούσεις και επικάλυψη των προσπαθειών.Ένας αποτελεσματικός διαχειριστής διοικητικών υπηρεσιών εμποδίζει αυτές τις καταστάσεις.

Σε μια μικρή εταιρεία, η θέση αυτή περιλαμβάνει τη διαχείριση των υπηρεσιών τόσο για τα τμήματα προσωπικού όσο και για τη φυσική διοίκηση.Οι υπηρεσίες προσωπικού επικεντρώνονται σε εσωτερικές λειτουργίες, όπως η μισθοδοσία και η διοικητική υποστήριξη.Οι υπηρεσίες φυσικής διοίκησης περιλαμβάνουν λειτουργικά τμήματα, όπως διανομή αλληλογραφίας, τηλεπικοινωνίες και στάθμευση.Αυτά τα τμήματα συνήθως αποτελούνται από λίγους υπαλλήλους και απαιτούν μόνο ένα άτομο για να διαχειριστεί με επιτυχία τις απαιτήσεις υπηρεσίας υποστήριξης.

Οι μεγαλύτερες εταιρείες συχνά απασχολούν αρκετούς διαχειριστές διοικητικών υπηρεσιών.Σε αυτά τα περιβάλλοντα, η ιεραρχία διαχείρισης των διοικητικών υπηρεσιών μπορεί να διαρθρωθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις διαχείρισης εισόδου, μεσαίου και ανώτερου επιπέδου.Κάθε βαθμίδα διαχείρισης διαθέτει συνήθως έναν διαχειριστή διοικητικών υπηρεσιών που επικεντρώνεται σε συγκεκριμένες ανάγκες υπηρεσιών.

Ορισμένες εταιρείες απαιτούν από τους υπαλλήλους σε αυτή τη θέση να κάνουν διπλό καθήκον.Μερικές φορές θεωρούνται ότι έχουν ένα ελαφρύ φόρτο εργασίας, απλά διαχειρίζοντας υπηρεσίες.Εξαιτίας αυτού, ενδέχεται να υποχρεούνται να εξυπηρετούν σε άλλες διαχειριστικές ικανότητες που ταιριάζουν με τις δεξιότητές τους, όπως το προσωπικό, την αγορά, τη διοίκηση ή τις εργασίες της σύμβασης.

Ο Διευθυντής Διοικητικών Υπηρεσιών επιβλέπει κανονικά τέτοια διαφορετικά τμήματα όπως το χειρισμό των υλικών, η επεξεργασία δεδομένων, η γραμματειακή υποστήριξη, συντήρηση εγκαταστάσεων και μισθοδοσία.Έχοντας ένα υπόβαθρο σε οποιοδήποτε ή σε όλους αυτούς τους τομείς μπορεί να την βοηθήσει να αποκτήσει απασχόληση ως διαχειριστής διοικητικών υπηρεσιών.Οποιαδήποτε εμπειρία διαχείρισης θεωρείται επίσης ένα εξαιρετικό προσόν για τη θέση.

Η δυνατότητα αποτελεσματικής προτεραιότητας των έργων αποτελεί πλεονέκτημα για αυτή τη δουλειά.Είναι επίσης χρήσιμο να έχετε επιτυχή εμπειρία στην πολυεπίπεδη και την επίλυση συγκρούσεων.Η αποτελεσματική επικοινωνία με όλα τα επίπεδα διαχείρισης και προσωπικού είναι ιδιαίτερα επιθυμητό.Η εμπειρία στη διοικητική ή εκτελεστική υποστήριξη είναι ένα πλεονέκτημα.

Ένα πτυχίο Bachelor στη Διοίκηση Επιχειρήσεων ή ένας τομέας που σχετίζεται με την επιχείρηση της εταιρείας είναι χρήσιμη για την εξασφάλιση μιας εργασίας διαχείρισης διοικητικών υπηρεσιών.Το υπόβαθρο στη διαχείριση μπορεί να γίνει αποδεκτό αντί για ένα βαθμό.Αυτή η θέση είναι συχνά μια προτιμώμενη μεταβατική κίνηση μέσα σε μια εταιρεία όπου η πρόοδος στη διοίκηση είναι επιθυμητή.