Πόσο καιρό πρέπει να διατηρήσω αποδείξεις χαρτιού;

Το χρονικό διάστημα είναι σκόπιμο να διατηρηθεί σε αποδείξεις χαρτιού εξαρτάται από το τι είναι για και πώς θα χρησιμοποιηθούν.Μερικοί πρέπει να διατηρούνται για πάντα, άλλοι για επτά χρόνια, και άλλοι για αρκετό καιρό για να καταγράψουν τα έξοδα.Μπορεί να σας βοηθήσει να κρατήσετε τους φακέλους για διάφορα είδη αποδείξεων για να παρακολουθείτε αποτελεσματικά και να βεβαιωθείτε ότι δεν θα εξαντληθούν στο σύστημα αρχειοθέτησης.

Εάν μια απόδειξη θα χρησιμοποιηθεί για να υποβάλει αξίωση για φόρους, θα πρέπεινα διατηρηθεί μέχρι να εξαντληθεί το καθεστώς των περιορισμών στα θέματα που σχετίζονται με τη φορολογία.Στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι φορολογούμενοι έχουν τρία χρόνια για να κάνουν μια καλή πίστη διόρθωση στους φόρους τους, αλλά η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων έχει έως και έξι χρόνια για να αμφισβητήσει τις καταθέσεις του προηγούμενου έτους.Συνιστάται να διατηρείτε τις αποδείξεις χαρτιού για επτά χρόνια σε αυτές τις περιπτώσεις, επομένως θα είναι διαθέσιμες εάν είναι απαραίτητο.Αυτό περιλαμβάνει όλα τα αποδεικτικά στοιχεία εισοδήματος, αγορών, εξόδων και επενδύσεων.Ομοίως, μπορεί να είναι σκόπιμο να διατηρηθούν οι εισπράξεις χαρτιού για πληρωμές για δάνεια για πάντα, ή μέχρι να καταβληθεί πλήρως το δάνειο και ο δανειστής έχει εκδώσει επιστολή για να δηλώσει αυτό.Για αγορές όπως τα αποθέματα και τα περιουσιακά στοιχεία, οι αγοραστές θα πρέπει να διατηρούν αποδείξεις μέχρι να πουλήσουν το περιουσιακό στοιχείο, οπότε μπορούν να απορρίψουν την τεκμηρίωση.Τα στελέχη από τους μισθούς και άλλες πληρωμές θα πρέπει να διατηρούνται για ένα χρόνο για να ελέγξουν τις επίσημες φορολογικές δηλώσεις και μπορούν να απορριφθούν εάν το εισόδημα έχει δηλωθεί σωστά. Εάν δεν απαιτούνται αποδείξεις χαρτιού για την παροχή πληροφοριών για φορολογικές αγορές ή αποδείξεις πληρωμών, αυτόείναι μια καλή ιδέα να διατηρήσετε τις αποδείξεις για συναλλαγές πίστωσης και τραπεζικής κάρτας για δύο μήνες.Αυτές οι αποδείξεις μπορούν να ελεγχθούν κατά των δηλώσεων και στη συνέχεια να απορριφθούν.Εάν υπάρχει διαφορά, η αρχική απόδειξη μπορεί να βοηθήσει στην εκκαθάριση του θέματος, καθώς θα παράσχει πληροφορίες σχετικά με το πότε και πού έγινε μια αγορά και πόσο θα έπρεπε να ήταν για.Με τις εισπράξεις μετρητών, είναι απαραίτητο μόνο να τους κρατήσουμε αρκετό καιρό για να καταγράψουν τα έξοδα. Οι υπάλληλοι και άλλοι που χρησιμοποιούν αποδείξεις για να διεκδικήσουν επιστροφές για επιχειρηματικά έξοδα θα πρέπει να κάνουν αντίγραφα των αποδείξεών τους και να διατηρούν αυτά τα αντίγραφα όταν μετατρέπουν τα πρωτότυπα.Εάν υπάρχει σφάλμα ή διαφωνία με την επιστροφή, τα αντιγραμμένα αποδείξεις θα παρέχουν σημαντικά στοιχεία.Αυτά μπορεί επίσης να είναι χρήσιμα εάν ένας επόπτης διαμαρτύρεται για έξοδα, καθώς ο εργαζόμενος μπορεί να παρουσιάσει λεπτομερή κατανομή για τυχόν πρόσφατες δαπάνες.Οι εργαζόμενοι πρέπει να διατηρούν αυτήν την τεκμηρίωση για ένα έτος.