Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για τη διαχείριση της απόδειξης;

Η διαχείριση παραλαβής θα πρέπει να ξεκινήσει με δεσμευμένες προσπάθειες για να διασφαλιστεί ότι όλα τα έγγραφα είναι ακριβή και πλήρη.Στη συνέχεια, πρέπει να ληφθεί απόφαση σχετικά με το πού θα διατηρηθούν τα αρχεία.Μόλις υπάρχει μια καθορισμένη περιοχή για τις αποδείξεις, θα πρέπει να ταξινομηθούν σε μεγάλες κατηγορίες και υποκατηγορίες.Για να απλοποιηθεί η διαδικασία, τα άτομα μπορεί να θέλουν να εξετάσουν το ενδεχόμενο να μετατρέψουν τα αρχεία χαρτιού σε ψηφιακά αρχεία.

Τα άτομα πρέπει να συνειδητοποιήσουν πόσο σημαντική είναι η διαχείριση της απόδειξης και πόσο δαπανηρή μπορεί να είναι εάν η εργασία παραμεληθεί.Λαμβάνοντας υπόψη αυτή τη σημασία, το πρώτο βήμα στη διαχείριση των αποδείξεων είναι να βεβαιωθείτε ότι είναι πλήρεις και ακριβείς.Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν τα έγγραφα είναι χειρόγραφα.Οι φορολογικές αρχές και οι εργοδότες τείνουν να απαιτούν λεπτομερείς πληροφορίες εάν πρέπει να θεωρηθεί έγκυρη εγγραφή.

Η διαχείριση παραλαβής είναι διαφορετική από τη διατήρηση των αποδείξεων.Όταν ένα άτομο έχει απλώς μια συνήθεια να διατηρεί αυτά τα έγγραφα, μπορεί να τοποθετήσει απρόσεκτα κάποια σε μια θέση και άλλους σε διαφορετικές τοποθεσίες και να τα στρογγυλεύσει μόνο όταν είναι απαραίτητο.Η διαχείριση των αποδείξεων σημαίνει ότι τα έγγραφα διατηρούνται με οργανωμένο τρόπο σε μια ενιαία τοποθεσία.

Μια από τις αρχικές συστάσεις για την οργάνωση των αποδείξεων είναι η διαχωρισμό των εγγράφων σύμφωνα με τη συνάφεια τους.Για παράδειγμα, ένα άτομο μπορεί να χρειαστεί να διατηρήσει τις αποδείξεις για προσωπικές συναλλαγές, τις δαπάνες εργασίας και τα δικά του έξοδα μικρών επιχειρήσεων.Σε περιπτώσεις όπως αυτό, θα πρέπει να διατηρήσει τρία διαφορετικά αρχεία.Για να απλοποιηθούν τα θέματα, καθώς τα αρχεία προστίθενται σε κάθε αρχείο, πρέπει να τοποθετηθούν σε υποκατηγορίες.Για παράδειγμα, οι αποδείξεις καυσίμων και οι αποδείξεις ψυχαγωγίας πρέπει να διατηρούνται ξεχωριστά.

Ένας τρόπος για να απλοποιήσετε δραστικά τη διαχείριση της απόδειξης είναι η σάρωση σε έναν υπολογιστή και η διατήρηση ψηφιακών αρχείων.Κάνοντας αυτό σε τακτική βάση το καθιστά πολύ λιγότερο επίπονο έργο από ό, τι θα είναι εάν συσσωρεύεται μια στοίβα εγγράφων και πρέπει να σαρωθεί ταυτόχρονα.Ένα άλλο πλεονέκτημα της ψηφιακής διαχείρισης είναι ότι κάθε εγγραφή μπορεί να δοθεί ετικέτες, οι οποίες θα τους κάνουν πολύ πιο εύκολη.Δεδομένου ότι υπάρχει πάντα η πιθανότητα ότι κάτι θα μπορούσε να συμβεί στον υπολογιστή ενός ατόμου, είναι καλύτερο να βεβαιωθείτε ότι αυτά τα αρχεία έχουν υποστηριχθεί.

άτομα χωρίς χρόνο, γνώση ή υπομονή για να μετατρέψουν τις αποδείξεις χαρτιού τους σε ψηφιακά αρχεία μπορεί να θέλουνΕξετάστε τις υπηρεσίες διαχείρισης εγγράφων.Αυτός ο τύπος παροχέα υπηρεσιών δέχεται γενικά αποδείξεις σε διάφορες μορφές και θα σαρώσει και θα τους οργανώσει για τους πελάτες τους.Πριν από την πληρωμή αυτού του τύπου υπηρεσίας, ωστόσο, είναι καλύτερο να βεβαιωθείτε ότι τα μέρη που πρέπει να μοιραστούν τα αρχεία θα τα δεχτούν σε αυτή τη μορφή.