Những lời khuyên tốt nhất để quản lý biên lai là gì?

Quản lý nhận nên bắt đầu với những nỗ lực cam kết để đảm bảo tất cả các tài liệu là chính xác và đầy đủ.Sau đó, một quyết định nên được đưa ra về nơi các hồ sơ sẽ được lưu giữ.Khi có một khu vực được chỉ định cho các biên lai, chúng nên được sắp xếp thành các danh mục và danh mục phụ chính.Để đơn giản hóa quy trình, các cá nhân có thể muốn xem xét chuyển đổi hồ sơ giấy thành các tệp kỹ thuật số. Các cá nhân nên nhận ra mức độ quan trọng của quản lý biên lai và mức độ tốn kém của nó nếu nhiệm vụ bị bỏ qua.Xem xét tầm quan trọng này, bước đầu tiên trong việc quản lý biên lai là đảm bảo rằng chúng đầy đủ và chính xác.Điều này đặc biệt quan trọng khi các tài liệu được viết tay.Cơ quan thuế và nhà tuyển dụng có xu hướng yêu cầu thông tin chi tiết nếu một hồ sơ được coi là hợp lệ.Quản lý biên lai khác với việc giữ biên lai.Khi một người chỉ có thói quen giữ các tài liệu này, cô ấy có thể bất cẩn đặt một số ở một địa điểm và những người khác ở các địa điểm khác nhau và chỉ làm tròn chúng khi cần thiết.Quản lý biên lai có nghĩa là các tài liệu được giữ theo kiểu có tổ chức ở một địa điểm duy nhất. Một trong những khuyến nghị ban đầu để tổ chức biên lai là tách tài liệu theo mức độ phù hợp của chúng.Ví dụ, một người có thể cần giữ biên lai cho các giao dịch cá nhân, chi phí làm việc và chi phí kinh doanh nhỏ của riêng mình.Trong các trường hợp như thế này, cô ấy nên duy trì ba tập tin khác nhau.Để đơn giản hóa các vấn đề, vì các bản ghi được thêm vào mỗi tệp, chúng nên được đặt vào các danh mục con.Ví dụ, biên lai nhiên liệu và biên lai giải trí nên được giữ riêng.Một cách để đơn giản hóa mạnh mẽ việc quản lý biên lai là quét chúng vào máy tính và duy trì các hồ sơ kỹ thuật số.Làm điều này một cách thường xuyên làm cho nó trở thành một nhiệm vụ ít khó khăn hơn nhiều so với nếu một chồng tài liệu được tích lũy và phải được quét cùng một lúc.Một lợi ích khác của quản lý kỹ thuật số là mỗi bản ghi có thể được cung cấp các thẻ, điều này sẽ giúp việc tham khảo chúng dễ dàng hơn nhiều.Vì luôn có khả năng một cái gì đó có thể xảy ra với máy tính của mọi người, nên tốt nhất là đảm bảo rằng các tệp này được sao lưu.Xem xét các dịch vụ quản lý tài liệu.Loại nhà cung cấp dịch vụ này thường chấp nhận biên lai ở một số định dạng và họ sẽ quét và sắp xếp chúng cho khách hàng của họ.Tuy nhiên, trước khi trả tiền cho loại dịch vụ này, tốt nhất là đảm bảo rằng các bên mà hồ sơ cần được chia sẻ sẽ chấp nhận chúng ở định dạng này.