Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι ερωτήσεων ελέγχου;

Οι ερωτήσεις ελέγχου μπορούν να χωριστούν σε τέσσερις κύριες κατηγορίες: προκαταρκτικές, βασισμένες στη διαδικασία, επικύρωση και κίνδυνος.Ο πρωταρχικός σκοπός ενός ελέγχου είναι να επανεξετάσει το επίπεδο συμμόρφωσης με τις πολιτικές ενός οργανισμού και τις νομικές υποχρεώσεις.Παρόλο που οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται έναν έλεγχο σε σχέση με τις οικονομικές καταστάσεις, μπορεί να διεξαχθεί έλεγχος σε οποιαδήποτε διαδικασία που τεκμηριώνεται και έχει συναλλαγές που μπορούν να αναθεωρηθούν.Οι εργασίες ελέγχου είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για τον εντοπισμό των κενών στην πραγματική επεξεργασία, τον εντοπισμό περιοχών κινδύνου εντός της λειτουργίας και την παροχή διαβεβαίωσης που ακολουθούνται οι κατάλληλες διαδικασίες.

Οι προκαταρκτικές ερωτήσεις ελέγχου επικεντρώνονται στην κατανόηση της οργανωτικής δομής, των πελατών, των προμηθευτών και των πρωτογενών επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, τα κοινά ερωτήματα προς την εκτελεστική εξουσία περιλαμβάνουν τομείς ανησυχίας, οποιαδήποτε δόλια ή ύποπτη δραστηριότητα και τον πρωταρχικό σκοπό του ελέγχου.Αυτές οι πληροφορίες είναι απαραίτητες προκειμένου ο ελεγκτής να καθορίσει ποιες διαδικασίες περιλαμβάνονται στο πεδίο ελέγχου και σε ποιον να επικοινωνήσουν με την πρόσβαση στα αρχεία.

Κατά τη διάρκεια της προκαταρκτικής φάσης του ελέγχου, είναι πολύ συνηθισμένο για τον ελεγκτή να ζητήσει πρόσβαση στο εγχειρίδιο λειτουργίας, αντίγραφα των πολιτικών των εταιρειών και οποιαδήποτε τεκμηρίωση σχετικά με τη χρήση διαφόρων συστημάτων ή επιχειρηματικών διαδικασιών.Αυτός ή αυτή θα αναθεωρήσει αυτό το υλικό για πληρότητα, ακρίβεια και συνολική ποιότητα.Χρησιμοποιώντας αυτές τις πληροφορίες ως σημείο αναφοράς, ο ελεγκτής θα δημιουργήσει ένα σχέδιο ελέγχου που επικεντρώνεται στον προσδιορισμό της συμμόρφωσης με τις δηλωμένες διαδικασίες.

Οι ερωτήσεις ελέγχου που βασίζονται σε διαδικασίες απευθύνονται σε μέλη του προσωπικού που είναι υπεύθυνα για την ολοκλήρωση των πραγματικών διαδικασιών.Για παράδειγμα, ένας πληρωτέος υπάλληλος λογαριασμών θα ερωτηθεί εάν έχει λάβει οποιαδήποτε εκπαίδευση σχετικά με τις λογιστικές πολιτικές της εταιρείας, το σύστημα πληροφόρησης ή τη λογιστική εν γένει.Ο υπάλληλος μπορεί να ζητηθεί να εξηγήσει πώς θα επεξεργαστεί ένα αίτημα πληρωμής που είναι κάτι περισσότερο από μια συγκεκριμένη νομισματική αξία.Άλλες ερωτήσεις ενδέχεται να περιλαμβάνουν διαδικασίες στο τέλος του μηνών και στο τέλος του έτους, στα χρονοδιαγράμματα ασφάλειας και πληρωμής.

Αφού ο ελεγκτής έχει αξιολογήσει ανεξάρτητα τις δειγματοληπτικές συναλλαγές, αυτός ή αυτή θα έχει ερωτήσεις βάσει των στοιχείων που συλλέγονται.Αυτές οι ερωτήσεις είναι πολύ συγκεκριμένες, εστιάζοντας στη συγκεκριμένη συναλλαγή και χρησιμοποιούνται για την επίλυση τυχόν ερωτήσεων σχετικά με τις πραγματικές επιχειρηματικές πρακτικές.Για παράδειγμα, εάν υποβλήθηκε σε επεξεργασία επιστροφής εξόδων χωρίς υπογραφή από τον διευθυντή του υπαλλήλου, το πρόσωπο που το επεξεργάστηκε θα ζητηθεί να εξηγήσει πώς συνέβη αυτό.Η παρεχόμενη απάντηση περιλαμβάνεται στο αρχείο ελέγχου και στην τελική αναφορά.

Ελέγχετε ερωτήσεις σχετικά με την ασφάλεια των εγγράφων, των υλικών και των μελών του προσωπικού χρησιμοποιούνται για την αξιολόγηση συγκεκριμένων κινδύνων.Άλλες ερωτήσεις που χρησιμοποιούνται για να επισημανθούν ο κίνδυνος περιλαμβάνουν την δεκτικότητα των μελών του προσωπικού σε οδηγίες από τους ανωτέρους, το επίπεδο συμμόρφωσης με αυτές τις οδηγίες και το συνολικό εργασιακό περιβάλλον.Το επίπεδο στο οποίο οι διαχειριστές συμμετέχουν σε καθημερινές επιχειρήσεις είναι ένας άλλος τομέας ερωτήσεων που χρησιμοποιούνται για τον εντοπισμό του επιπέδου κινδύνου.