Τι είναι η οικονομική έκθεση του έργου;

Μια οικονομική έκθεση του έργου περιγράφει την απόδοση ενός έργου, του χρονικού πλαισίου και του προϋπολογισμού.Οι οικονομικές καταστάσεις και οι μέθοδοι λογιστικής είναι παρόμοιες με άλλες οικονομικές καταστάσεις, αλλά διαφέρουν σε ορισμένες σημαντικές έννοιες.Η έκθεση αυτή απαιτείται συχνά από εξωτερικά μέρη που έχουν οικονομικό συμφέρον στο έργο.Η επιτυχία και η συνεχιζόμενη χρηματοδότηση του έργου εξαρτώνται συχνά από τις πληροφορίες που παρέχονται σε μια οικονομική έκθεση του έργου.

Όλες οι επιχειρηματικές δραστηριότητες, είτε για κέρδος είτε για μη κερδοσκοπικό οργανισμό, καθώς και από εταιρείες όλων των μεγεθών, χρησιμοποιούν οικονομικές καταστάσεις για να αξιολογήσουν την πρόοδό τους προς τους στόχους.Μια δήλωση κέρδους και ζημιών, γνωστή και ως έκθεση εισοδήματος και δαπανών ή κερδών και εξόδων, είναι μία από τις τρεις βασικές οικονομικές καταστάσεις.Ένας άλλος τύπος αναφοράς είναι ένας ισολογισμός ή μια έκθεση υπολοίπου λογαριασμού.Μια έκθεση ταμειακών ροών, ο τελικός τύπος, είναι λιγότερο συνηθισμένη σε μικρότερες οντότητες και σπάνια δημιουργούνται από άτομα.

Αυτές οι οικονομικές καταστάσεις χρησιμοποιούνται για να αναφέρουν πόσα χρήματα αποκτήθηκαν ή χάθηκαν κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου, πώς εμφανίστηκε το κέρδος ή η απώλειαΟι διάφοροι λογαριασμοί και πόσα χρήματα προέρχονταν από δραστηριότητες που δημιουργούν έσοδα, επενδυτικές δραστηριότητες και δάνεια.Μια τυπική οικονομική έκθεση του έργου περιλαμβάνει συνήθως μια γραπτή αφήγηση για να ενημερώσει τον αναγνώστη για τους στόχους του έργου και την πρόοδο.Αυτό το μέρος της έκθεσης θα συζητήσει επίσης τις υπερβάσεις του έργου και τα προβλήματα που επηρεάζουν τις οικονομικές επιδόσεις.Τα έσοδα πρέπει να συνδέονται άμεσα με το έργο.Τα έξοδα θα κατηγοριοποιηθούν σε δύο ευρείες ομάδες: άμεσες και έμμεσες δαπάνες.Τα έμμεσα έξοδα μοιράζονται με άλλα έργα ή δραστηριότητες.Αυτές περιλαμβάνουν τη διαχείριση πάνω από τη διαχείριση του έργου και αρκετές λειτουργίες υποστήριξης, όπως έλεγχος ποιότητας ή μάρκετινγκ.

Η μέθοδος κατανομής των έμμεσων δαπανών αποτελεί βασική ανησυχία κατά την εξέταση μιας οικονομικής έκθεσης έργου.Ενώ υπάρχουν πρότυπα για την κατανομή που αναπτύχθηκε από τους λογιστικούς επαγγελματίες, αυτά μπορεί να είναι ανοιχτά στη συζήτηση.Ένα παράδειγμα μιας τέτοιας συζήτησης κόστους είναι ο σωστός τρόπος για την κατανομή ενός χρόνου διαχειριστή του τμήματος υποστήριξης εκτός έργου με διάφορους τεχνικούς που έχουν ανατεθεί σε διάφορους διαχειριστές έργων για ποιοτικό έλεγχο.Εάν ο υπεύθυνος ελέγχου ποιότητας δεν χρειάζεται πραγματικά να επανεξετάσει την εργασία που εκτελεί ο υπάλληλος του, εάν εξακολουθεί να διαθέτει κάποιο από το χρόνο του για τη διαχείριση του εργαζομένου λόγω του έμμεσου κόστους παροχής χώρων γραφείων, πρόσληψης, κατάρτισης και άλλων εξόδων διαχείρισης που συνδέονται μεκαθιστώντας τον τεχνικό υπάλληλο διαθέσιμο στο έργο;

Μια άλλη ανησυχία για την αναθεώρηση μιας οικονομικής έκθεσης του έργου είναι ο ορισμός του πεδίου εφαρμογής του έργου.Τα έργα συχνά επεκταθούν ή αναπροσαρμόζονται ή βιώνουν μια αλλαγή στα επίπεδα χρηματοδότησης.Η δήλωση εργασίας που περιγράφει την εργασία που πρέπει να εκτελεστεί, το χρονοδιάγραμμα και το κόστος πρέπει να αναθεωρηθούν εγκαίρως.Αυτή η διευρυμένη δραστηριότητα εργασίας θα πρέπει να αναφέρεται σαφώς στο γραπτό τμήμα της οικονομικής έκθεσης του έργου, έτσι ώστε η αποτελεσματικότητα και η επιτυχία του έργου να μπορεί να καθοριστεί σαφώς.