Τι είναι η συμφιλίωση των εισπρακτέων λογαριασμών;

Η συμφιλίωση των εισπρακτέων λογαριασμών είναι ένας τύπος εργασίας λογιστικής που απαιτεί προσεκτική σύγκριση της τεκμηρίωσης έντυπων αντιγράφων που σχετίζεται με τις συναλλαγές των απαιτήσεων με τις καταχωρήσεις που πραγματικά γίνονται στα λογιστικά αρχεία.Αυτή η προσέγγιση συμβάλλει στον εντοπισμό τυχόν αποκλίσεων που μπορεί να υπάρχουν και να τις διορθώσουν ως μέρος μιας συνολικής συμφιλίωσης των λογιστικών αρχείων.Η συχνότητα με την οποία λαμβάνει χώρα αυτός ο τύπος δραστηριότητας θα ποικίλει από μια επιχείρηση στην άλλη, αλλά γενικά διεξάγεται σε μηνιαία ή τουλάχιστον τριμηνιαία βάση.Οποιαδήποτε ζητήματα που μπορεί να προκαλέσουν τα δεδομένα που παρουσιάζονται στα λογιστικά αρχεία δεν εξισορροπούν με άλλα τεκμηρίωση.Αυτό συχνά σημαίνει να επιστρέφετε σε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τις απαιτήσεις για την υπό εξέταση χρονικό διάστημα.Για παράδειγμα, η συμφιλίωση μπορεί να περιλαμβάνει τη σύγκριση των τραπεζικών καταθέσεων ή των απαιτήσεων για συγκεκριμένες ημερομηνίες για να βεβαιωθείτε ότι το ποσό που κατατέθηκε είναι το ίδιο με το ποσό που δημοσιεύτηκε στα τιμολόγια των πελατών.Ταυτόχρονα, η διαδικασία θα ζητήσει επίσης να διασφαλιστεί ότι οι πληρωμές σε αυτά τα τιμολόγια ταιριάζουν με τα ποσά που εμφανίζονται στο λογαριασμό πελάτη στις απαιτήσεις.

Σε πολλές περιπτώσεις, μια συμφιλίωση εισπρακτέων λογαριασμών συμβάλλει στον εντοπισμό κοινών σφαλμάτων που μπορεί να προκύψουν κατά την απόσπαση πληρωμών που λαμβάνονται από πελάτες ή ακόμη και την προετοιμασία τραπεζικών καταθέσεων αυτών των απαιτήσεων.Συγκρίνοντας προσεκτικά την τεκμηρίωση υποστήριξης, είναι δυνατόν να προσδιοριστεί εάν οι αριθμοί μεταφέρθηκαν ή εάν μια πληρωμή δεν δημοσιεύτηκε στο σωστό αξιόπιστο τιμολόγιο.Πολλά από τα ζητήματα που εντοπίστηκαν κατά τη διάρκεια αυτού του τύπου συμφιλίωσης μπορούν να διορθωθούν με ελάχιστες προσπάθειες, με αποτέλεσμα τις απαιτήσεις που είναι απολύτως ακριβείς και πλήρως συμφιλιωμένες.

Η επιλογή της διεξαγωγής μιας εισπρακτέων λογαριασμών σε τακτική βάση μπορεί να ωφελήσει σημαντικά την εταιρεία, με ορισμένες επιχειρήσειςΕπιλέγοντας να εκτελέσετε καθημερινή ή εβδομαδιαία συμφιλίωση.Ακόμη και με μια μικρή επιχείρηση, λαμβάνοντας το χρόνο να διεξάγει τη συμφιλίωση κάθε μήνα περίπου θα εξοικονομήσει πολύ χρόνο και πόρους, ενώ παράλληλα θα καθιστά δυνατή την προσδιορισμό τυχόν αμφισβητήσιμων διαδικασιών λογιστικής που μπορεί να πραγματοποιηθούν.Υποθέτοντας ότι η συμφιλίωση γίνεται αρκετές φορές κάθε ημερολογιακό έτος, είναι συχνά πιο εύκολο να σημειωθεί τυχόν αποκλίσεις, να τις ερευνήσουμε και τελικά να τα συμβιβάσουμε με σχετικά μικρό πρόβλημα.Η διεξαγωγή μιας συμφιλίωσης εισπρακτέων λογαριασμών λίγο πριν ο έλεγχος είναι συχνά μια καλή ιδέα, αφού η διαδικασία σημαίνει βιβλία που είναι χωρίς σφάλματα, κάτι που θα βοηθήσει τον έλεγχο να είναι απλός και εύκολα διαχειριζόμενος.