Τι είναι η επιστροφή των εξόδων;

Πολλές εταιρείες απαιτούν από τους υπαλλήλους να ταξιδεύουν.Αυτό το ταξίδι αναγκάζει τον υπάλληλο να δαπανήσει χρήματα για ανάγκες, συμπεριλαμβανομένων των τροφίμων, της διαμονής και της μεταφοράς.Η επιστροφή των δαπανών είναι μια πληρωμή από έναν εργοδότη που επιστρέφει τα χρήματα που δαπανάται ο εργαζόμενος σε επαγγελματικό ταξίδι.Αυτό θεωρείται ανά ποσότητα DIEM, το οποίο είναι το μέγιστο επίδομα για τα γεύματα, τα στοιχεία διαμονής και τα στοιχεία μεταφοράς.Εάν ένα άτομο ξοδεύει περισσότερο από το μέγιστο όριο της εταιρείας του σε ένα στοιχείο, συνήθως αναγκάζεται να πληρώσει αυτό το κόστος από την τσέπη του χωρίς ευκαιρία για επιστροφή χρημάτων..Αυτό είναι απαραίτητο για την εξασφάλιση επαρκούς διαδικασιών λογιστικής και φορολογικής αναφοράς για την εταιρεία.Συνήθως, οι εργαζόμενοι πρέπει να μετατρέψουν τις αποδείξεις των εξόδων τους σε λιγότερο από τρεις μήνες. Όταν ένας υπάλληλος μετατρέπεται στις αποδείξεις του, συνήθως πρέπει επίσης να καταθέσει μια αναφορά δαπανών που χρησιμοποιεί ένα συγκεκριμένο στυλ ή πρότυπο.Αυτό το έντυπο επιστροφής δαπανών είναι ένα ειδικό υπολογιστικό φύλλο που περιγράφει λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο προέκυψαν τα έξοδα σε ένα συγκεκριμένο ταξίδι.Οι περισσότερες μορφές περιλαμβάνουν μια περιοχή για τύπους δαπανών, ημερομηνίες και ποσά.Αυτό παρέχει επαρκείς λογιστικές λεπτομέρειες για να καθορίσει γιατί ένας υπάλληλος δαπάνησε χρήματα για το επαγγελματικό του ταξίδι.

Ο υπάλληλος πρέπει να διεκδικήσει επιστροφή δαπανών προτού να επιστρέψει τα χρήματα που πέρασε.Πρόκειται για μια χειροκίνητη διαδικασία που απαιτεί χαρτιά και κατάλληλες αποδείξεις.Εάν ο εργαζόμενος παραμελεί να ολοκληρώσει την έκθεση εξόδων του, δεν μπορεί ποτέ να λάβει τα χρήματα που οφείλει.

Οι περισσότεροι φορολογικοί κανόνες απαιτούν από έναν υπάλληλο να παρέχει αποδείξεις για έξοδα πάνω από ένα συγκεκριμένο όριο.Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι ο εργαζόμενος είναι ειλικρινής για τα έξοδα που δαπανώνται κατά τη διάρκεια ενός ταξιδιού.Οι περισσότερες επιχειρήσεις απαιτούν έξοδο άνω των 25 δολαρίων ΗΠΑ (USD) για να συμπεριλάβουν μια απόδειξη χαρτιού

Οι περισσότερες εταιρείες περιορίζουν επίσης το ποσό που οι υπάλληλοί τους μπορούν να δαπανήσουν για έξοδα ταξιδιού.Συνήθως, μια εταιρεία δεν θα επιτρέψει στους υπαλλήλους να υποβάλλουν αξιώσεις επιστροφής εξόδων για τους ναύλους πρώτης κατηγορίας, αλλά τους απαιτούν να πετάξουν προπονητή ή επιχειρηματική τάξη.Αυτό εξασφαλίζει ότι ο εργαζόμενος αγοράζει την λιγότερο δαπανηρή διαθέσιμη μεταφορά.

Πολλές εταιρείες απαιτούν από έναν υπάλληλο να αποκτήσει προ-εξουσιοδότηση για έξοδα πριν μπορέσει να ταξιδέψει.Αυτό το έντυπο εξουσιοδότησης ταξιδιού είναι μια εκτίμηση των αναμενόμενων δαπανών για ένα συγκεκριμένο επαγγελματικό ταξίδι.Αυτή η διαδικασία αναγκάζει έναν υπάλληλο να διαχειρίζεται τα έξοδα με βάση μια προκαθορισμένη εκτίμηση.Η υπέρβαση αυτού του ποσού εξουσιοδότησης θα μπορούσε να οδηγήσει σε απλήρωτα επιστροφή αντικειμένων.