Apa itu penggantian biaya?
Banyak perusahaan mengharuskan karyawan untuk bepergian.Perjalanan ini menyebabkan karyawan menghabiskan uang untuk kebutuhan termasuk makanan, penginapan, dan transportasi.Penggantian biaya adalah pembayaran dari pemberi kerja yang mengembalikan uang yang dihabiskan karyawan untuk perjalanan bisnis.
Sebagian besar perusahaan biaya penggantian kebijakan menetapkan biaya maksimum yang diizinkan per hari.Ini dianggap sebagai jumlah per diem, yang merupakan tunjangan maksimum untuk makanan, penginapan, dan barang transportasi.Jika seseorang menghabiskan lebih dari batas maksimum perusahaannya untuk suatu item, ia biasanya dipaksa untuk membayar biaya itu dari sakunya sendiri tanpa kesempatan untuk penggantian..Ini diperlukan untuk memastikan proses pembukuan dan pelaporan pajak yang memadai diikuti untuk perusahaan.Biasanya, karyawan harus menyerahkan penerimaan laporan pengeluaran mereka dalam waktu kurang dari tiga bulan.
Ketika seorang karyawan berbalik dalam tanda terima, ia biasanya juga harus mengajukan laporan pengeluaran yang menggunakan gaya atau templat tertentu.Formulir penggantian biaya ini adalah spreadsheet khusus yang merinci bagaimana biaya dikeluarkan pada perjalanan tertentu.Sebagian besar bentuk termasuk area untuk jenis pengeluaran, tanggal, dan jumlah.Ini memberikan detail akuntansi yang memadai untuk menentukan mengapa seorang karyawan menghabiskan uang untuk perjalanan bisnisnya.
Seorang karyawan harus mengklaim penggantian biaya sebelum ia akan dikembalikan uang yang dihabiskannya.Ini adalah proses manual yang membutuhkan dokumen dan tanda terima yang tepat.Jika karyawan itu lalai untuk menyelesaikan laporan pengeluarannya, ia mungkin tidak akan pernah menerima uang yang ia hutang.
Sebagian besar aturan pajak mengharuskan seorang karyawan untuk memberikan tanda terima untuk pengeluaran atas ambang batas tertentu.Ini membantu memastikan karyawan jujur tentang pengeluaran yang dihabiskan selama perjalanan.Sebagian besar bisnis membutuhkan biaya lebih dari $ 25 dolar AS (USD) untuk memasukkan tanda terima kertas.
Sebagian besar perusahaan juga membatasi jumlah yang dapat dihabiskan karyawan mereka untuk biaya perjalanan.Biasanya, perusahaan tidak akan mengizinkan karyawan untuk mengajukan klaim penggantian biaya untuk tarif kelas satu, tetapi mengharuskan mereka untuk menerbangkan pelatih atau kelas bisnis.Ini memastikan karyawan membeli transportasi paling murah yang tersedia.
Banyak perusahaan mengharuskan karyawan untuk mendapatkan pra-otorisasi untuk pengeluaran sebelum dia bisa bepergian.Formulir otorisasi perjalanan ini adalah perkiraan biaya yang diharapkan untuk perjalanan bisnis tertentu.Proses ini memaksa karyawan untuk mengelola pengeluaran berdasarkan perkiraan yang telah ditentukan.Melebihi jumlah otorisasi ini dapat mengakibatkan item penggantian yang tidak dibayar.