Chi phí hoàn trả là gì?

Nhiều công ty yêu cầu nhân viên đi du lịch.Chuyến du lịch này khiến nhân viên chi tiền cho các nhu yếu phẩm bao gồm thực phẩm, chỗ ở và vận chuyển.Việc hoàn trả chi phí là khoản thanh toán từ một chủ lao động hoàn lại tiền mà nhân viên đã chi cho một chuyến đi kinh doanh. Hầu hết các công ty chi phí hoàn trả chính sách hoàn trả đặt ra chi phí tối đa cho phép mỗi ngày.Đây được coi là một khoản tiền trên mỗi diem, đó là khoản trợ cấp tối đa cho các bữa ăn, chỗ ở và các mặt hàng vận chuyển.Nếu một cá nhân chi tiêu nhiều hơn thì giới hạn tối đa của anh ta đối với một mặt hàng, anh ta thường buộc phải trả chi phí đó từ túi của mình mà không có cơ hội hoàn trả..Điều này là cần thiết để đảm bảo các quy trình kế toán và báo cáo thuế đầy đủ được tuân thủ cho công ty.Thông thường, nhân viên phải đưa vào Biên lai báo cáo chi phí của họ trong vòng chưa đầy ba tháng. Khi một nhân viên chuyển biên lai của mình, anh ta cũng thường phải nộp báo cáo chi phí sử dụng một kiểu hoặc mẫu cụ thể.Hình thức hoàn trả chi phí này là một bảng tính đặc biệt chi tiết về cách các chi phí phát sinh trong một chuyến đi cụ thể.Hầu hết các hình thức bao gồm một khu vực cho các loại chi phí, ngày và số tiền.Điều này cung cấp chi tiết kế toán đầy đủ để xác định lý do tại sao một nhân viên đã chi tiền cho chuyến đi công tác của mình.

Một nhân viên phải yêu cầu hoàn trả chi phí trước khi anh ta được hoàn trả số tiền anh ta đã chi.Đây là một quy trình thủ công đòi hỏi phải giấy tờ và biên lai thích hợp.Nếu nhân viên bỏ qua việc hoàn thành báo cáo chi phí của mình, anh ta có thể không bao giờ nhận được số tiền anh ta nợ. Hầu hết các quy tắc thuế yêu cầu một nhân viên cung cấp biên lai cho các chi phí trong một ngưỡng cụ thể.Điều này giúp đảm bảo nhân viên là trung thực về các chi phí chi tiêu trong một chuyến đi.Hầu hết các doanh nghiệp yêu cầu chi phí hơn 25 đô la Mỹ (USD) để bao gồm một biên lai giấy. Hầu hết các công ty cũng giới hạn số tiền mà nhân viên của họ có thể chi cho chi phí đi lại.Thông thường, một công ty sẽ không cho phép nhân viên nộp đơn xin các yêu cầu bồi hoàn chi phí cho giá vé hạng nhất, nhưng yêu cầu họ bay huấn luyện viên hoặc hạng thương gia.Điều này đảm bảo nhân viên đang mua vận chuyển ít tốn kém nhất có sẵn.Nhiều công ty yêu cầu một nhân viên phải có được sự ủy quyền trước cho các chi phí trước khi anh ta có thể đi du lịch.Hình thức ủy quyền du lịch này là ước tính chi phí dự kiến cho một chuyến đi kinh doanh cụ thể.Quá trình này buộc một nhân viên phải quản lý chi phí dựa trên ước tính được xác định trước.Vượt quá số tiền ủy quyền này có thể dẫn đến các mặt hàng được hoàn trả chưa thanh toán.