Τι είναι η ταξινόμηση εγγράφων;

Ακριβώς όπως ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Web πρέπει να οργανώσει δεδομένα, ώστε οι χρήστες να μπορούν να αποτελέσματα σε μια αναζήτηση, η ταξινόμηση εγγράφων επιτρέπει στους οργανισμούς να κάνουν απλό να βρουν σημαντικές πληροφορίες.Η κατηγοριοποίηση εγγράφων εκτελείται διαφορετικά από τη χρήση αλγορίθμων μηχανών αναζήτησης, επειδή οι συγκεκριμένες λέξεις -κλειδιά μπορούν να έχουν διαφορετικές έννοιες.Μια τέτοια μέθοδος πρέπει να είναι σε θέση να μετρήσει το πλαίσιο συγκεκριμένων επιχειρηματικών εγγράφων.Με την εποπτευόμενη ταξινόμηση εγγράφων, ο χρήστης επισημαίνει ένα σύνολο εγγράφων που το αυτοματοποιημένο σύστημα μπορεί να χρησιμοποιήσει ως μοντέλο.Στη μέθοδο χωρίς επίβλεψη, είναι μαθηματικά οργανωμένα με βάση παρόμοιες λέξεις και φράσεις.

Ο χρήστης έχει τον μεγαλύτερο έλεγχο της ταξινόμησης των εγγράφων όταν χρησιμοποιείται η ταξινόμηση με βάση κανόνες.Το πλαίσιο, οι κατηγορίες και οι κανόνες δημιουργούνται σύμφωνα με αυτό που εισάγεται με το χέρι.Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ανάκτησης εγγράφων, όλα κατηγοριοποιούνται σύμφωνα με τους ακριβείς κανόνες που καθορίζεται ένας χρήστης.Οι κατηγορίες πρέπει να εκχωρηθούν και κατά τη διάρκεια της εποπτευόμενης μεθόδου.Το βήμα της πραγματικής σύνταξης των κανόνων που πρέπει να ακολουθήσει το σύστημα αναζήτησης θα πρέπει να ολοκληρωθεί αυτόματα.

με ομαδοποίηση εγγράφων, που ονομάζεται επίσης μη εποπτευόμενη ταξινόμηση, οι ομάδες και οι κατηγορίες γίνονται αυτόματα.Δεν υπάρχει χειροκίνητη εισροή κανόνων, η οποία μπορεί να είναι τόσο ευεργετική όσο και μειονεκτική.Αυτή η διαδικασία εξοικονομεί χρόνο, καθώς δεν πρέπει να γράφονται κανόνες και συχνά εντοπίζονται παρόμοια έγγραφα που δεν θεωρήθηκαν αρχικά παρόμοια.Το μειονέκτημα είναι ότι τα έγγραφα μπορεί να εμφανίζονται μαζί που δεν προορίζονταν αρχικά να βρίσκονται στην ίδια κατηγορία.Η πιο αυτοματοποιημένη προσέγγιση είναι επίσης μεγαλύτερη φορολόγηση στα συστήματα υπολογιστών.Τα έγγραφα που κατηγοριοποιούνται με το χέρι συνδυάζονται με σύνολα εγγράφων που δεν έχουν επισημανθεί.Προγράμματα που μπορούν να συσχετίσουν πληροφορίες και από τα δύο χρησιμοποιούν τα δεδομένα για να μάθουν πώς ταξινομούνται κάθε έγγραφο.Η ανάκτηση πληροφοριών ενισχύεται από κάποιο έλεγχο της διαδικασίας ταξινόμησης.Η ομαδοποίηση εγγράφων γίνεται πιο αποτελεσματική όταν οι φράσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να τις συσσωρεύσουν, όπως με την ομαδοποίηση δέντρων δέντρων, ειδικά για έγγραφα που αποθηκεύονται στο διαδίκτυο.

Η επιστήμη των πληροφοριών έχει διερευνήσει διάφορους τρόπους για να καταστεί η εξόρυξη δεδομένων πιο αποτελεσματική.Οι περισσότερες επιχειρήσεις συνδέονται με το Διαδίκτυο, οπότε η εξόρυξη ιστού πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο χρονοβόρα για να βρεθούν τα σχετικά έγγραφα.Οι επιστήμονες υπολογιστών δημιούργησαν επίσης αρκετούς διαφορετικούς αλγόριθμους για την οργάνωση εγγράφων με ιεραρχικό τρόπο.Ο καθένας είναι αποτελεσματικός με τον δικό του τρόπο και η ταξινόμηση εγγράφων συνεχίζει να μελετάται και να ορίζεται από διαφορετικά προγράμματα λογισμικού και προσαρμοσμένες εταιρικές μεθόδους.