Que fait un commis d'approvisionnement?

Les commis de l'offre sont des personnes chargées de gérer les zones d'approvisionnement des entreprises d'une manière qui garantit que toutes les fournitures essentielles nécessaires au fonctionnement continu de l'entreprise sont disponibles en quantités suffisantes.En règle générale, le greffier travaillera en tandem avec des superviseurs départementaux et des agents d'achat pour déterminer la quantité de différents articles à garder en main et à développer des critères de réorganisation en fonction des modèles d'utilisation comme moyen de maintenir l'inventaire de l'offre dans des limites raisonnables.Pour ce faire, un employé de l'offre gérera les processus utilisés pour débourser les articles de l'inventaire de la salle d'approvisionnement, effectuera des réconciliations d'inventaire périodiques pour garantir l'exactitude des dossiers de la salle d'approvisionnement et lancer des réquisitions aux agents d'achat qui sont transformés d'un bon de commandenuméro et placé avec les fournisseurs pour la réalisation des commandes.

L'une des principales tâches d'un commis d'approvisionnement est de maintenir des enregistrements précis du type et de la quantité d'articles hébergés dans la salle d'approvisionnement.Au cours des décennies passées, cela a souvent été géré avec un certain type de système de classement manuel qui a permis de publier rapidement des reçus de marchandises récemment reçues tout en affichant des débours d'articles à différents départements.Dans le cadre du processus, les individus autorisés de ces départements rempliraient une demande simple pour certaines pièces ou autres articles, notant le département qui recevrait ces biens.Le greffier utiliserait la demande pour retirer l'article et la quantité de l'inventaire et livrer ces articles à ce représentant du département.À ce stade, le formulaire de demande serait mis à jour avec la date et l'heure du décaissement, signés par le représentant du département, puis utilisés par le greffier pour soustraire ce type et le type de bien des enregistrements d'inventaire.

Un employé de l'approvisionnement utiliserait également des copies des factures de listes de ladgage et d'emballage pour recevoir des marchandises entrantes et les ajouter à l'inventaire.En règle générale, les marchandises seraient inspectées avant l'acceptation, puis signée et attribuée pour un emplacement spécifique dans la salle d'approvisionnement pour le stockage.L'attribution d'emplacements spécifiques facilitait la récupération des marchandises lorsque et selon les besoins, différents départements, et ont également minimisé les chances d'erreurs dans le nombre d'unités.

Aujourd'hui, la technologie permet au greffier d'approvisionnement d'entrer rapidement des mises à jour de l'inventaire de l'alimentation via une base de données informatique.La base de données peut être programmée pour identifier tout élément qui est à proximité des unités minimales à garder en main, offrant au commis la possibilité de préparer et de soumettre rapidement les réquisitions pour réorganiser.L'utilisation d'une base de données d'approvisionnement aide également dans une tâche continue commune à de nombreux systèmes d'approvisionnement, appelés dénombrements de cycle.Essentiellement, un nombre de cycles est un décompte physique périodique de tous les éléments de l'inventaire et est utilisé pour concilier toutes les écarts qui peuvent exister entre les enregistrements d'offre et le nombre réel d'unités de chaque élément trouvé dans l'inventaire.Cette tâche permet de permettre toute différence qui peut se produire en raison d'erreurs de comptage ou de pièces et d'autres équipements qui peuvent être déclarés obsolètes, et aide à s'assurer que les fournitures essentielles sont toujours disponibles en cas de besoin.