Qu'est-ce que la gestion des documents en ligne?
La gestion des documents en ligne est un service qui permet aux gens de visualiser, partager, modifier et contrôler les documents en ligne.Un certain nombre d'entreprises proposent des services de gestion de documents en ligne et certaines entreprises créent leurs propres systèmes à usage interne.Certains services sont gratuits, tandis que d'autres facturent des frais pour maintenir le service et pour offrir des avantages et des services supplémentaires.Il n'est pas rare que les entreprises offrent une suite de services liés au bureau avec gestion de documents en ligne afin que les gens puissent accéder à tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit.
Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles les gens pourraient vouloir accéder aux documents en ligne.L'une des raisons les plus courantes est le désir d'avoir un bureau virtuel.Avec un bureau virtuel, quelqu'un n'est pas lié à un emplacement ou à un ordinateur spécifique;Il est possible de se connecter n'importe où dans le monde pour voir les documents en ligne.De plus, les gens peuvent partager leur bureau virtuel, comme par exemple lorsqu'un éditeur travaille avec un client dans un autre pays.Le client peut publier des documents en ligne pour la visualisation et la modification de l'une ou l'autre des parties, une approche beaucoup plus efficace que d'envoi de documents ou de les envoyer par e-mail.
La collaboration en ligne est également plus facile avec la gestion des documents en ligne.Certaines entreprises ont des produits spécialement conçus pour faciliter le travail collaboratif, permettant à plusieurs personnes d'être connectées à un document à la fois, en apportant des modifications et en ajoutant des commentaires.Le stockage de documents électroniques peut également être utile comme mesure de sécurité, garantissant que si le document est corrompu dans d'autres formats et emplacements, il sera toujours disponible en ligne. Il est possible de rendre les documents en ligne publics ou privés.Les gens fournissent parfois des curriculum vitae, des coupures de presse et des documents similaires dans un format partagé afin que les clients potentiels et les membres intéressés des médias puissent y accéder facilement.D'un autre côté, les personnes travaillant sur un projet confidentiel pourraient préférer une zone protégée par mot de passe pour leurs documents afin de s'assurer qu'ils ne sont pas vus par du personnel non autorisé.Les gens peuvent généralement ajuster les paramètres de confidentialité, y compris qui est autorisé à consulter le document, à tout moment. Les personnes intéressées par la gestion de documents en ligne peuvent servir à partir d'un certain nombre de services.Il est important de réfléchir aux types de fonctionnalités qui peuvent être souhaités avant de s'inscrire avec un service, et il peut également être sage de demander à d'autres personnes qui travailleront sur le même document s'ils ont une préférence.Par exemple, quelqu'un peut déjà avoir un abonnement à un service et préfère travailler avec celui-ci plutôt que de s'abonner à un autre service.