Cos'è la gestione dei documenti online?
La gestione dei documenti online è un servizio che consente alle persone di visualizzare, condividere, modificare e controllare i documenti online.Numerose aziende offrono servizi di gestione dei documenti online e alcune aziende creano i propri sistemi per uso interno.Alcuni servizi sono gratuiti, mentre altri addebitano commissioni per mantenere il servizio e per fornire ulteriori vantaggi e servizi.Non è raro che le aziende offrano una suite di servizi relativi all'ufficio con la gestione dei documenti online in modo che le persone possano accedere a tutto ciò di cui hanno bisogno in un unico posto.
Ci sono una serie di motivi per cui le persone potrebbero voler accedere ai documenti online.Uno dei motivi più comuni è il desiderio di avere un ufficio virtuale.Con un ufficio virtuale, qualcuno non è legato a una posizione o al computer specifico;È possibile accedere in qualsiasi parte del mondo per visualizzare i documenti online.Inoltre, le persone possono condividere il loro ufficio virtuale, come ad esempio quando un editore lavora con un cliente in un altro paese.Il cliente può pubblicare documenti online per la visualizzazione e la modifica da parte di entrambe le parti, un approccio molto più efficiente rispetto ai documenti postali o per e -mail.
La collaborazione online è anche più semplice con la gestione dei documenti online.Alcune aziende hanno prodotti che sono stati specificamente progettati per facilitare il lavoro collaborativo, consentendo a più persone di essere effettuato l'accesso in un documento contemporaneamente, apportando modifiche e aggiungendo commenti.L'archiviazione elettronica dei documenti può anche essere utile come misura di sicurezza, garantendo che se il documento si danneggia in altri formati e sedi, sarà comunque disponibile online.
È possibile rendere i documenti online pubblici o privati.Le persone a volte forniscono curriculum, ritagli e documenti simili in un formato condiviso in modo che potenziali clienti e membri interessati dei media possano accedervi facilmente.D'altra parte, le persone che lavorano su un progetto confidenziale potrebbero preferire un'area protetta da password per i loro documenti per garantire che non siano visti da personale non autorizzato.Le persone di solito possono regolare le impostazioni della privacy, incluso chi è autorizzato a visualizzare il documento, in qualsiasi momento.
Le persone che sono interessate alla gestione dei documenti online possono servire da una serie di servizi.È importante pensare a quali tipi di funzionalità potrebbero essere desiderate prima di iscriversi a un servizio e può anche essere saggio chiedere ad altre persone che lavoreranno sullo stesso documento se hanno una preferenza.Ad esempio, qualcuno potrebbe già avere un abbonamento a un servizio e preferire lavorare con quello piuttosto che iscriversi a un altro servizio.