Mi a számlagazdálkodás?

A számla -menedzsment egy belső üzleti funkció, amely felelős a szállítók vagy a beszállítók általi dokumentumok kezeléséért.A számlák egy forrásdokumentumot képviselnek a számvitelben.A forrásdokumentumok felvázolják a pénzügyi tranzakcióval kapcsolatos konkrét információkat.A szállítók általában külső szolgáltatásokat nyújtanak, például karbantartást, közműveket, irodai kellékeket vagy reklámozást a vállalkozások számára.A beszállítók képviselik azokat a vállalatokat, amelyek gazdasági forrásokat biztosítanak a vállalkozások számára.A gazdasági források magukban foglalják a fogyasztási cikkek vagy szolgáltatások előállításához szükséges nyersanyagok és közvetlen munkaerő.A vállalatok számla-kezelési folyamatokat használnak annak biztosítása érdekében, hogy a szállítók és a beszállítók időben megkapják a fizetést.A beszerzési megrendelések a vállalat belső információit képviselik, amely az egyének speciális engedélyt nyújt a gyártóktól vagy a beszállítóktól.A vásárlási megrendelések két példánya általában létezik egy vállalkozásban.Az egyiket elküldik az eladónak vagy a beszállítónak, a másik pedig a társaság számviteli osztályán.Ez a dokumentum később kerül játékba a számlakezelési folyamat során.

Az üzleti technológiai szoftvereket használó vállalatok használhatják a megrendelések elektronikus példányait.Ahelyett, hogy egy papírmásolatot tartana egy fájlban, a vállalatok beolvashatják ezt az információt egy szerver adatbázisba.Ez lehetővé teszi az egyének számára, hogy szükség szerint felülvizsgálják vagy letöltsék a megrendelést.Az üzleti szoftver növelheti a megrendelési információk pontosságát is.A fogadó jegy, és jelzi, hogy a társaság minden árut vagy szolgáltatást a megrendelés szerint fogadott el.A jegyek fogadása általában a társaság raktárának vagy adminisztratív személyzetének felelőssége.A beszerzési megrendelés és a fogadó jegy másolatát elküldik a számvitelnek a számlafizetés véglegesítése érdekében.A fizetendő számlák kiemelkedő fájlba benyújtják a fogadó jegyet és a vásárlási megrendelést.Miután megkapta az eladó végleges számláját, amely fizetést kér, a Kötelező tisztviselő mindhárom dokumentumot megegyezik az információs egyezések biztosítása érdekében.Az egyes dokumentumok adatainak megfelelése a háromirányú számla-kezelési rendszer lényege.A vállalatok ritkán fizetnek eladóknak vagy beszállítóknak, ha a dokumentumok nem egyeznek.Miután a számlák fizetendő eljárása befejeződött, a tisztviselők csökkentik a számla csekkjét, aláírást kérnek a tulajdonostól vagy a megfelelő menedzsertől, és küldjék el a csekkeket.

A vállalatok testreszabott számlakezelő rendszereket használhatnak.Az üzleti tulajdonosok és a vezetők olyan rendszert fejlesztenek ki, amely a legjobban támogatja a hátsó irodájukat és a számviteli funkciókat.A nagyobb szervezetek, amelyek havonta több száz számlát kapnak, egyszerűbb rendszert igényelhetnek, mint a háromirányú mérkőzés.A számlakezelés nem követeli meg, hogy minden vállalat ugyanazt a rendszert használja.