Quản lý hóa đơn là gì?

Quản lý hóa đơn là một chức năng kinh doanh nội bộ chịu trách nhiệm quản lý tài liệu từ các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp.Hóa đơn đại diện cho một tài liệu nguồn trong Kế toán.Tài liệu nguồn phác thảo thông tin cụ thể liên quan đến một giao dịch tài chính.Các nhà cung cấp thường cung cấp các dịch vụ bên ngoài như bảo trì, tiện ích, vật tư văn phòng hoặc quảng cáo cho các doanh nghiệp.Các nhà cung cấp đại diện cho các công ty cung cấp cho doanh nghiệp các nguồn lực kinh tế.Tài nguyên kinh tế bao gồm nguyên liệu thô và lao động trực tiếp cần thiết để sản xuất hàng tiêu dùng hoặc dịch vụ.Các công ty sử dụng các quy trình quản lý hóa đơn để đảm bảo nhà cung cấp và nhà cung cấp nhận thanh toán kịp thời. Một quy trình quản lý hóa đơn phổ biến là hệ thống đối sánh ba chiều được tìm thấy trong các chức năng phải trả.Đơn đặt hàng đại diện cho công ty Thông tin nội bộ cung cấp cho các cá nhân ủy quyền cụ thể để mua các mặt hàng từ các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp.Hai bản sao đơn đặt hàng thường tồn tại trong một doanh nghiệp.Một được gửi đến nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp và một được giữ lại trong bộ phận kế toán của công ty.Tài liệu này xuất hiện sau đó trong quá trình quản lý hóa đơn. Các công ty sử dụng phần mềm công nghệ kinh doanh có thể sử dụng các bản sao điện tử của đơn đặt hàng.Thay vì duy trì một bản sao giấy trong một tệp, các công ty có thể quét thông tin này vào cơ sở dữ liệu máy chủ.Điều này cho phép các cá nhân xem xét hoặc truy xuất đơn đặt hàng khi cần thiết.Phần mềm kinh doanh cũng có thể tăng độ chính xác của thông tin đơn đặt hàng.

Tài liệu thứ hai trong hệ thống quản lý hóa đơn phù hợp ba chiều là vé nhận.Vé nhận và cho biết tất cả hàng hóa hoặc dịch vụ đã được công ty nhận được theo đơn đặt hàng.Nhận vé thường là trách nhiệm của công ty kho hoặc nhân viên hành chính.Một bản sao của đơn đặt hàng và vé nhận được gửi đến kế toán để hoàn tất thanh toán hóa đơn. Nhiều nhà cung cấp và nhà cung cấp cung cấp cho khách hàng 30 ngày để thanh toán trước khi đánh giá phí và lãi cho số dư chưa thanh toán.Các tài khoản phải trả các nhân viên sẽ nộp vé nhận và đơn đặt hàng trong một tệp còn tồn đọng.Khi nhận được hóa đơn cuối cùng của nhà cung cấp yêu cầu thanh toán, thư ký phải trả sẽ khớp với cả ba tài liệu để đảm bảo các khớp thông tin.Kết hợp từng thông tin tài liệu là mấu chốt của hệ thống quản lý hóa đơn ba chiều.Các công ty hiếm khi trả tiền cho các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp nếu các tài liệu không khớp.Khi quá trình phải trả tài khoản hoàn tất, các nhân viên sẽ cắt séc hóa đơn, yêu cầu chữ ký từ chủ sở hữu hoặc người quản lý phù hợp và gửi séc. Các công ty có thể sử dụng các hệ thống quản lý hóa đơn tùy chỉnh.Chủ doanh nghiệp và quản lý sẽ phát triển một hệ thống hỗ trợ tốt nhất cho các chức năng của văn phòng và kế toán của họ.Các tổ chức lớn hơn nhận được hàng trăm hóa đơn mỗi tháng có thể mong muốn một hệ thống đơn giản hơn so với trận đấu ba chiều.Quản lý hóa đơn không yêu cầu tất cả các công ty sử dụng cùng một hệ thống.