Apa itu manajemen faktur?

Manajemen Faktur adalah fungsi bisnis internal yang bertanggung jawab untuk mengelola dokumen dari vendor atau pemasok.Faktur mewakili dokumen sumber dalam akuntansi.Dokumen sumber menguraikan informasi spesifik yang berkaitan dengan transaksi keuangan.Vendor biasanya menyediakan layanan luar seperti pemeliharaan, utilitas, perlengkapan kantor, atau iklan ke bisnis.Pemasok mewakili perusahaan yang menyediakan bisnis dengan sumber daya ekonomi.Sumber daya ekonomi termasuk bahan baku dan tenaga kerja langsung yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa konsumen.Perusahaan menggunakan proses manajemen faktur untuk memastikan vendor dan pemasok menerima pembayaran tepat waktu.

Proses manajemen faktur yang umum adalah sistem pertandingan tiga arah yang ditemukan dalam fungsi hutang.Pesanan pembelian mewakili informasi internal perusahaan yang menyediakan otorisasi khusus individu untuk membeli barang dari vendor atau pemasok.Dua salinan pesanan pembelian biasanya ada dalam bisnis.Satu dikirim ke vendor atau pemasok dan satu disimpan di departemen akuntansi perusahaan.Dokumen ini mulai dimainkan nanti selama proses manajemen faktur.

Perusahaan yang menggunakan perangkat lunak teknologi bisnis dapat menggunakan salinan elektronik pesanan pembelian.Daripada memelihara salinan kertas dalam file, perusahaan dapat memindai informasi ini ke dalam database server.Ini memungkinkan individu untuk meninjau atau mengambil pesanan pembelian sesuai kebutuhan.Perangkat lunak bisnis juga dapat meningkatkan keakuratan informasi pesanan pembelian.

Dokumen kedua dalam sistem manajemen faktur tiga arah adalah tiket penerima.Tiket penerima dan menunjukkan semua barang atau jasa diterima oleh perusahaan sesuai dengan pesanan pembelian.Tiket menerima biasanya merupakan tanggung jawab gudang perusahaan atau staf administrasi.Salinan pesanan pembelian dan tiket penerima dikirim ke akuntansi untuk menyelesaikan pembayaran faktur.

Banyak vendor dan pemasok menawarkan pelanggan 30 hari untuk membayar sebelum menilai biaya dan bunga pada saldo yang belum dibayar.Panitera Hutang Akun akan mengajukan tiket penerima dan pesanan pembelian dalam file yang luar biasa.Setelah menerima faktur terakhir vendor yang meminta pembayaran, Petugas Hutang akan cocok dengan ketiga dokumen untuk memastikan kecocokan informasi.Cocokkan informasi setiap dokumen adalah inti dari sistem manajemen faktur tiga arah.Perusahaan jarang membayar vendor atau pemasok jika dokumen tidak cocok.Setelah proses hutang akun selesai, pegawai akan memotong cek untuk faktur, meminta tanda tangan dari pemilik atau manajer yang sesuai, dan mengirimkan cek.

Perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen faktur yang disesuaikan.Pemilik dan manajer bisnis akan mengembangkan sistem yang paling mendukung fungsi back office dan akuntansi mereka.Organisasi yang lebih besar yang menerima beberapa ratus faktur setiap bulan mungkin menginginkan sistem yang lebih sederhana daripada pertandingan tiga arah.Manajemen faktur tidak mengharuskan semua perusahaan untuk menggunakan sistem yang sama.