Apa itu petugas informasi?

Judul "Petugas Informasi" memberikan petunjuk tentang tanggung jawab seseorang di posisi ini.Petugas informasi dapat digambarkan sebagai orang yang melaluinya informasi mengalir.Ini termasuk informasi yang masuk, seperti panggilan telepon dan pesan, dan informasi keluar, seperti informasi surat dan perusahaan.Dia juga seorang individu yang mengelola informasi melalui tugas -tugas seperti mengatur, pengarsipan, dan distribusi dokumen.

Tugas spesifik dari petugas informasi dapat bervariasi.Ini sering didasarkan pada bisnis dan industri di mana individu dengan posisi ini bekerja.Sebagian besar pegawai informasi melakukan tugas yang dapat secara kolektif digambarkan sebagai fungsi klerikal kantor dasar.Ini berarti bahwa seseorang yang tertarik untuk mendapatkan posisi seperti itu mungkin ingin berkenalan dengan peralatan kantor tertentu.Menurut Biro Tenaga Kerja dan Statistik (BLS), pegawai informasi menggunakan telepon, komputer pribadi, dan perangkat elektronik lainnya untuk mengirim dokumen email dan faks.

Telepon umumnya merupakan bagian penting dari pekerjaan petugas informasi.Sebagian besar waktunya dapat dihabiskan untuk menerima panggilan telepon.Telepon yang biasanya digunakan oleh orang -orang di posisi ini tidak seperti yang ditemukan dalam lingkungan rumah tangga.Mesin -mesin ini cenderung dirancang untuk mengakomodasi banyak jalur, transfer panggilan, dan komunikasi antar kantor.Kemungkinan juga bahwa seseorang dalam posisi ini perlu menjadi mahir dalam bekerja dengan menjawab layanan untuk mengelola panggilan yang dicegat dengan cara ini.

Keterampilan komputer biasanya penting bagi petugas informasi.Siapa pun yang berencana untuk bekerja dalam posisi seperti itu harus dikenali dengan pengolah kata populer dan perangkat lunak spreadsheet.Beberapa pekerjaan mungkin memerlukan keterampilan komputer lain seperti manajemen basis data, penjadwalan atau aplikasi kalender, dan program spesifik industri.

Mesin faks adalah potongan peralatan yang memungkinkan dokumen ditransmisikan melalui saluran telepon.Panitera informasi umumnya diberikan tanggung jawab untuk mengirim dan menerima informasi dengan cara ini.Pada saat yang sama, orang -orang ini juga umumnya memiliki tanggung jawab menerima dan mengirim dokumen dan paket melalui layanan email, kurir, dan pos.Ini menyoroti perlunya seseorang dalam posisi ini untuk memiliki keterampilan organisasi yang kuat dan menjadi multi-tasker.

Tugas antar kantor petugas informasi sering terganggu oleh tanggung jawabnya untuk berinteraksi dengan publik.Seseorang dalam posisi ini mungkin menjadi titik kontak pertama dengan klien dan orang lain yang mengunjungi bisnis.Mungkin tugasnya untuk menentukan apakah dan kapan seseorang dapat memperoleh akses ke orang lain di organisasi.