Thư ký thông tin là gì?

Tiêu đề Thông tin Thư ký thông tin, cung cấp một gợi ý về trách nhiệm của một người ở vị trí này.Một nhân viên thông tin có thể được mô tả như một người thông qua thông tin chảy.Điều này bao gồm cả thông tin đến, chẳng hạn như các cuộc gọi điện thoại và tin nhắn, và thông tin gửi đi, chẳng hạn như thông tin thư và công ty.Cô cũng là một cá nhân quản lý thông tin bằng các nhiệm vụ như tổ chức, nộp đơn và phân phối các tài liệu. Các nhiệm vụ cụ thể của một nhân viên thông tin có thể khác nhau.Chúng thường dựa trên doanh nghiệp và ngành công nghiệp mà một cá nhân có vị trí này hoạt động.Hầu hết các thư ký thông tin thực hiện các nhiệm vụ có thể được mô tả chung là các chức năng văn phòng văn phòng cơ bản.Điều này có nghĩa là một người quan tâm đến việc có được một vị trí như vậy có thể muốn được làm quen với một số thiết bị văn phòng nhất định.Theo Cục Lao động và Thống kê (BLS), các thư ký thông tin sử dụng điện thoại, máy tính cá nhân và các thiết bị điện tử khác để gửi e-mail và tài liệu fax. Điện thoại thường là một phần quan trọng trong công việc của nhân viên thông tin.Một phần đáng kể thời gian của cô có thể được dành để chấp nhận các cuộc gọi điện thoại.Các điện thoại thường được sử dụng bởi những người ở các vị trí này không giống như những người được tìm thấy trong môi trường trong nước.Các máy này có khả năng được thiết kế để phù hợp với nhiều dòng, chuyển các cuộc gọi và giao tiếp liên lạc.Cũng có khả năng một người ở vị trí này sẽ cần phải thành thạo làm việc với các dịch vụ trả lời để quản lý các cuộc gọi bị chặn theo cách này. Kỹ năng máy tính thường rất quan trọng đối với nhân viên thông tin.Bất cứ ai có kế hoạch làm việc ở vị trí như vậy nên được làm quen với phần mềm xử lý văn bản và bảng tính phổ biến.Một số công việc có thể yêu cầu các kỹ năng máy tính khác như quản lý cơ sở dữ liệu, lập lịch hoặc ứng dụng lịch và các chương trình cụ thể của ngành. Máy fax là những thiết bị cho phép tài liệu được truyền qua đường dây điện thoại.Thư ký thông tin thường được trao trách nhiệm của cả gửi và nhận thông tin theo cách này.Đồng thời, những cá nhân này cũng thường có trách nhiệm chấp nhận và gửi tài liệu và bưu kiện bằng email, chuyển phát nhanh và dịch vụ bưu chính.Điều này nhấn mạnh sự cần thiết của một người ở vị trí này để có các kỹ năng tổ chức mạnh mẽ và trở thành một người đa nhiệm.Một người ở vị trí này có thể là điểm liên lạc đầu tiên với khách hàng và các cá nhân khác đến thăm một doanh nghiệp.Đó có thể là công việc của cô ấy để xác định xem và khi nào một người có thể có quyền truy cập vào các cá nhân khác trong tổ chức.