Apa itu Buku Besar Kota?

Buku besar kota, juga disebut buku besar, adalah metode akuntansi hotel untuk melacak transaksi non-tamu.Akuntansi hotel dibagi menjadi operasi depan dan kantor belakang.Kantor depan biasanya berurusan dengan tamu terdaftar dan mencatat transaksi mereka ke buku besar tamu.Uang yang ditangani hotel yang tidak disebabkan oleh tamu yang saat ini terdaftar menjadi bagian dari buku besar kota dan ditangani oleh departemen akuntansi di kantor belakang.

Sistem akuntansi menggunakan buku besar untuk mengumpulkan akun terkait.Ledger City adalah kumpulan akun terkait yang melacak uang yang dibawa hotel yang bukan bagian dari transaksi yang terkait dengan tamu yang saat ini terdaftar.Beberapa hotel menggunakan terminologi yang berbeda untuk buku besar kota, menyebutnya sebagai buku besar atau buku besar yang tidak terkalahkan.Namun, apa pun buku besar yang disebut, fungsi tersebut cenderung sama dalam sistem akuntansi hotel standar.

Buku besar kota biasanya berisi setidaknya empat akun.Jenis akun pertama dibuat untuk individu dan bisnis yang menggunakan hotel untuk pertemuan dan acara.Uang yang dikumpulkan dari jenis pelanggan ini diproses oleh departemen akuntansi hotel, bukan meja depan.Biasanya, pelanggan ini menerima tagihan atau faktur bulanan yang merinci biaya yang terkait dengan acara tersebut, daripada biaya dari menginap di hotel.Pernikahan, konferensi, seminar dan pertemuan kelompok adalah contoh acara yang akan dilacak oleh akun ini di buku besar kota.

Pada catatan yang sama ini, jenis akun kedua menangani transaksi untuk eksekutif keliling.Jika sebuah perusahaan memiliki akun terbuka dengan hotel yang memungkinkan karyawan perusahaan untuk tinggal saat mereka berada di kota, transaksi dicatat dalam buku besar sebagai akun rumah perusahaan.Departemen Akuntansi biasanya menagih perusahaan setiap bulan untuk biaya yang dihasilkan.

Akun buku besar kota lain biasanya bertindak sebagai rekening holding kartu kredit.Ketika seorang tamu menggunakan kartu kredit untuk melakukan pembayaran, jumlah tersebut ditransfer dari buku besar tamu ke buku besar kota sementara hotel menunggu perusahaan kartu kredit untuk melepaskan pembayaran.Ini mencerminkan fakta bahwa tamu tidak lagi menginap di hotel, sehingga akun terbuka tidak dapat tetap dengan meja depan.Setelah tamu pergi, departemen akuntansi hotel bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan kartu kredit mengirimkan pembayaran.

Tamu yang gagal menyelesaikan tagihan mereka ketika mereka pergi juga memiliki jumlah yang ditransfer ke akun di buku besar kota.Departemen Akuntansi menjadi bertanggung jawab untuk memulai proses pengumpulan terhadap orang tersebut atau menindaklanjuti sesuai kebutuhan.Ini memastikan bahwa departemen hotel yang paling mampu mengelola proses pengumpulan ditugaskan untuk tugas tersebut.