Sổ cái thành phố là gì?

Một sổ cái thành phố, còn được gọi là sổ cái nhà, là một phương pháp kế toán khách sạn để theo dõi các giao dịch phi khách.Kế toán khách sạn được chia thành các hoạt động tại văn phòng và văn phòng.Văn phòng phía trước thường liên quan đến khách đã đăng ký và ghi lại các giao dịch của họ cho sổ cái khách.Tiền mà tay cầm khách sạn không được quy cho một vị khách hiện đã đăng ký trở thành một phần của sổ cái thành phố và được xử lý bởi bộ phận kế toán tại văn phòng sau.Hệ thống kế toán sử dụng sổ cái để thu thập các tài khoản liên quan.Một sổ cái thành phố là một tập hợp các tài khoản liên quan theo dõi tiền mà một khách sạn mang lại trong đó không phải là một phần của giao dịch liên quan đến một khách hiện đang đăng ký.Một số khách sạn sử dụng thuật ngữ khác nhau cho sổ cái thành phố, gọi nó là sổ cái nhà hoặc sổ cái không phải là khách.Tuy nhiên, bất kể sổ cái có thể được gọi là gì, chức năng có xu hướng giống nhau trong các hệ thống kế toán khách sạn tiêu chuẩn. Các sổ cái thành phố thường chứa ít nhất bốn tài khoản.Loại tài khoản đầu tiên được thiết lập cho các cá nhân và doanh nghiệp sử dụng khách sạn cho các cuộc họp và sự kiện.Tiền thu được từ các loại khách hàng này được xử lý bởi bộ phận kế toán khách sạn, thay vì quầy lễ tân.Thông thường, những khách hàng này nhận được hóa đơn hàng tháng hoặc hóa đơn chi tiết các khoản phí liên quan đến sự kiện này, thay vì phí từ thời gian lưu trú của khách sạn.Đám cưới, hội nghị, hội thảo và các cuộc họp nhóm là những ví dụ về các sự kiện sẽ được theo dõi bởi tài khoản này trong sổ cái thành phố.

Cùng một lưu ý, loại tài khoản thứ hai xử lý các giao dịch cho các giám đốc điều hành du lịch.Nếu một công ty có một tài khoản mở với khách sạn cho phép bất kỳ nhân viên nào của công ty ở lại trong khi họ ở trong thị trấn, các giao dịch được ghi lại trong sổ cái dưới dạng tài khoản House House.Bộ phận Kế toán thường lập hóa đơn cho Công ty hàng tháng cho các khoản phí được tạo ra. Một tài khoản sổ cái thành phố khác thường hoạt động như một tài khoản giữ thẻ tín dụng.Khi khách sử dụng thẻ tín dụng để thanh toán, số tiền được chuyển từ sổ cái khách đến sổ cái thành phố trong khi khách sạn chờ công ty thẻ tín dụng phát hành thanh toán.Điều này phản ánh thực tế rằng khách không còn ở khách sạn, vì vậy tài khoản mở không thể ở lại quầy lễ tân.Khi khách rời đi, bộ phận kế toán khách sạn có trách nhiệm đảm bảo rằng công ty thẻ tín dụng trả lại khoản thanh toán. Khách không giải quyết các hóa đơn của họ khi họ rời đi cũng có số tiền được chuyển vào tài khoản trong sổ cái thành phố.Bộ phận kế toán trở nên chịu trách nhiệm khởi xướng các thủ tục thu thập đối với người đó hoặc theo dõi khi cần thiết.Điều này đảm bảo rằng bộ phận khách sạn có khả năng quản lý một quy trình thu thập được giao cho nhiệm vụ.