秘書は何をしますか？
秘書は、職場に応じてさまざまな義務を負うことができますが、一般に、管理タスクと低レベルの管理タスクを組み合わせてオフィスをスムーズに実行することを担当しています。これらの専門家は通常、電話と電子メール通信に応答し、ファイリングシステムを管理します。また、メールを並べ替えたり、会議を開催したり、オフィス間の通信を調整することもできます。ほとんどの場合、作業は「入場レベル」と見なされます。つまり、成功に特別なスキルや教育資格は必要ありません。同じように、通常、進歩の余地があります。多くの可能性や経験を持つ人々は、より高い賃金でますます名誉ある仕事のために走っていることに気づきます。
管理アシスタント、書記官、およびパーソナルアシスタントジョブは通常、この傘に含まれます。これらのポジションはすべて管理上であり、すべてが書類と電子文書管理に集中しています。唯一の例外の1つは、政府レベルまたは他の公式の「秘書」であり、国防長官や財務長官などです。これらのタイトルは純粋に低レベルの機能を示唆するかもしれませんが、これらの役割の職員は一般に非常に高いランキングであり、通常、管理者や事務的な仕事をほとんどまたはまったくしません。clerical聖職者スキル
オフィス管理は、最も重要な秘書のタスクの1つです。このカテゴリの作業はやや広範囲に及ぶ場合がありますが、ほとんどの場合、管理職と事務的な義務が含まれます。秘書は一般に、郵便物の送信と受け取り、ファイリングシステムの作成と整理、および通信の管理を含むオフィスの書類を管理します。ほとんどの設定では、コンピューターとワードプロセッシングのスキルが不可欠です。
電話への回答もほとんどの場所で仕事の重要な部分です。多くの場合、秘書はクライアントと顧客がビジネスに電話をかけるときに話す最初の人々であり、顧客が話すことになります。そのため、通常は良いマナーと礼儀正しい態度が必要です。専門家は通常、メッセージを受け取ったり、発信者を保留にしたり、基本的な質問に答えたりするときに、多大なタクトを示す必要があります。Schedulingスケジューリングとカレンダーconder多くの設定では、管理担当者がオフィスカレンダーと個々の従業員カレンダーの管理を担当しています。彼らは多くの場合、会議や任命のスケジューリングや、紛争や二重予約に気を配る責任があります。このタスクは、患者が常に予約を求めているが、より高いレベルの従業員が「需要がある」場所で発生する可能性がある医療行為のような場所で特に顕著です。ランチミーティングのスケジュールや夕食の予約を手配するだけの問題であっても、秘書は通常、最初の人々の幹部とマネージャーの一部が助けを求めています。管理義務clerical事務スキルを持つことに加えて、管理スタッフは時間と人々のマネージャーでなければなりません。彼らは、オフィス担当者のニーズを予測し、内部の問題を迅速に解決し、効率的に作業して、さまざまな人々を調整して連れてくる必要があります。特に、幹部やその他の重要なスタッフメンバーを管理することに関しては、優れた人のスキルが本当に重要です。多くの仕事は「舞台裏」にある可能性があります。秘書は、リクエストが行われる前に上司のニーズと要求を期待しています。オフィスの底部近くの序列注文。彼らは通常、中レベルと上級管理職の両方に答えます、そして、彼らは通常、すべての人を平等に助けなければなりません。大規模な企業やオフィスには多くの場合、秘書のプール全体がありますが、その場合、より微妙な階層の何かが現れます。これらの設定では、一部の労働者は電話の出願や電話への応答などの任意の仕事を任されている場合がありますが、他の労働者はスケジュールを管理し、高いと対話することができますERランクスタッフ。これらのオフィスでの進歩は通常、時間と経験に依存します。comenction秘書が得ることができる最も権威のある仕事のいくつかは、個人的な援助の領域にあります。多くの上級幹部と企業リーダーには、ワークライフが1つのリーダーのスケジュールのケアと管理に専念する献身的な管理者を持っています。このタイプの秘書は通常、長時間働き、時には予測不可能な要求や要求に対処しなければなりませんが、多くの場合、職業の最も尊敬され、最も尊敬されていることがよくあります。strainingトレーニングと学校教育要件場合によっては、高校の卒業証書または同等のものが必要なすべてであり、他の場合は実際の秘書認定または学位が望ましいものです。コミュニティカレッジや職業学校は、興味のある生徒がワードプロセッシングとオフィス管理の内外を学ぶことができるプログラムを頻繁に提供しています。この種を服用することは、アプリケーションが際立っているのを助けることができ、経験に関して新規採用者に脚を上げることができるため、厳密に必要でない場合でも、多くの場合、良い考えです。特別な状況：公式および政府の秘書