Co dělá sekretářka?

Tajemníci mohou mít řadu povinností v závislosti na jejich pracovišti, ale obecně mají na starosti, že kanceláře běží hladce tím, že provádějí kombinaci administrativních a nízkoúrovňových úkolů.Tito odborníci obvykle odpovídají na telefony a e-mailové korespondenci a řídí systémy podání;Mohou také třídit poštu, organizovat schůzky a koordinovat komunikaci mezi kancelářemi.Ve většině případů je práce považována za „vstupní úroveň“, což znamená, že pro úspěch nejsou vyžadovány žádné zvláštní dovednosti nebo vzdělávací kvalifikace.Stejně tak obvykle existuje prostor pro pokrok.Lidé s velkým potenciálem nebo zkušenostmi se často ocitnou v běhu o stále prestižnější pracovní místa s vyšší a vyšší odměnou.

Administrativní asistent, úředník a pracovní místa osobního asistenta jsou obvykle zahrnuty do tohoto deštníku.Všechny tyto pozice jsou administrativní a všechny se obvykle soustředí na papírování a elektronické řízení dokumentů.Jednou z jediných výjimek je vládní nebo jiná oficiální „tajemníci“, jako je ministr obrany nebo tajemník státní pokladny.Ačkoli tyto tituly mohou naznačovat čistě nízkou úroveň, úředníci v těchto rolích jsou obecně poměrně vysoký a obvykle sami nedělají jen malou nebo žádnou administrativní nebo administrativní práci.

Křemické dovednosti

Řízení kanceláří je jedním z nejdůležitějších sekretářských úkolů.Tato kategorie práce může být poněkud široká, ale téměř vždy zahrnuje administrativní a administrativní povinnosti.Tajemníci běžně spravují kancelářské papírování, které zahrnují odesílání a přijímání pošty, vytváření a organizování systémů pro registraci a správu korespondence.Ve většině nastavení jsou nezbytné dovednosti počítače a zpracování textu.

Odpověď na telefonní hovory je také důležitou součástí práce na většině míst.Tajemníci jsou často prvními klienty lidí a zákazníci budou hovořit při telefonování firmy.Proto jsou obvykle vyžadovány dobré chování a zdvořilé chování.Odborníci musí obvykle vykazovat velké množství takto, když pořizují zprávy, zadržují volající nebo zodpovídají základní otázky.

Plánování a kalendářství

V mnoha prostředích mají administrativní personál na starosti správu kancelářských kalendářů a jednotlivých kalendářů zaměstnanců.Často jsou zodpovědní za naplánování schůzek a schůzek a dávání konfliktů a dvojitých knih.Tento úkol je zvláště výrazný v místech, jako jsou lékařské praktiky, kde pacienti neustále volají po schůzce, ale mohou dojít kdekoli zaměstnanci vyšší úrovně „žádají“.I když se jedná pouze o naplánování obědového setkání nebo uspořádání rezervací večeře, tajemníci jsou obvykle někteří z prvních manažerů lidí a manažeři se obracejí o pomoc.

Povinnosti řízení

Kromě toho, že mají administrativní dovednosti, musí být administrativní personál manažery času a lidí.Musí předvídat potřeby personálu kanceláře, rychle řešit vnitřní problémy a efektivně pracovat na koordinaci a spojování různých lidí dohromady.Dovednosti vynikajících lidí jsou opravdu důležité, zejména pokud jde o správu vedoucí pracovníků a dalších důležitých zaměstnanců.Mnoho práce může být „v zákulisí“, kdy sekretáři očekávají potřeby a požadavky jejich nadřízeného předtím, než budou žádosti podány.poblíž spodní části pořadí kanceláře.Obvykle odpovídají jak na střední úrovni, tak na vrcholný management a obvykle musí všem pomoci stejně.Velké podniky a kanceláře mají často celé bazény sekretáře, v takovém případě se objeví něco, co se objeví více nuanční hierarchie.V těchto nastaveních mohou být někteří pracovníci pověřeni podřadnými úkoly, jako je podání a odpovídání na telefonní hovory, zatímco jiné mohou spravovat plány a komunikovat s vysokouER-ranking personál.Pokrok v těchto kancelářích obvykle závisí na čase a zkušenostech.

Některé z nejprestižnějších prací, kterou může sekretářka získat, je v oblasti osobní pomoci.Mnoho vedoucích pracovníků a vůdců podniků má oddané administrátory, jejichž celý pracovní život je věnován péči a řízení harmonogramu jednoho vůdce.Tento typ tajemníka musí obvykle pracovat dlouhé hodiny a vypořádat se s někdy nepředvídatelnými požadavky a požadavky, ale často patří mezi nejlépe placené a nejuznávanější profese.

Požadavky na školení a školení

Různí zaměstnavatelé mají různé požadavky na to, jak jsou jejich sekretáři vzděláváni.V některých případech je vše, co je potřeba, diplom nebo ekvivalent na střední škole, zatímco v jiných jsou upřednostňovány skutečné sekretářské certifikace nebo tituly.Komunitní vysoké školy a odborné školy často nabízejí programy, kde se zájemci mohou naučit výstupy a výstupy textového zpracování a správy kanceláří.Užívání tohoto druhu samozřejmě je často dobrý nápad, i když to není přísně vyžadováno, protože může pomoci aplikaci vyniknout a může dát novým nájemům nohu, pokud jde o zkušenost.

Zvláštní okolnosti: Úřední a vládní tajemníci

Termín „tajemník“ nemusí vždy připojit správce kanceláře.V některých případech, zejména těch, které se týkají vysoce postavených vládních úředníků, může být označení použito ve čestné kapacitě k označení řízení širokého sektoru záležitostí.Úředníci, kteří vede oddělení nebo dohlíží na hlavní vládní divize, mohou používat sekretářské tituly, ale jejich práce by neměla být zaměňována s běžnějšími rolemi pro správu kanceláří.