Cosa fa un segretario?

I segretari possono avere una serie di compiti a seconda del loro posto di lavoro, ma in generale sono incaricati di mantenere gli uffici senza intoppi eseguendo un mix di attività di gestione amministrativa e di basso livello.Questi professionisti rispondono comunemente telefoni e corrispondenza e-mail e gestiscono i sistemi di archiviazione;Possono anche ordinare la posta, organizzare riunioni e coordinare le comunicazioni tra gli uffici.Nella maggior parte dei casi, il lavoro è considerato "entry level", il che significa che per il successo non sono necessarie competenze speciali o qualifiche educative.Allo stesso modo, di solito c'è spazio per l'avanzamento.Le persone con un sacco di potenziale o esperienza spesso si trovano in corsa per lavori sempre più prestigiosi con una retribuzione sempre più alta.

Assistente amministrativo, impiegato e assistente personale I lavori sono generalmente inclusi in questo ombrello.Tutte queste posizioni sono amministrative e di solito si concentrano su documenti e gestione dei documenti elettronici.Una delle uniche eccezioni è a livello di governo o altri "segretari ufficiali", come il segretario alla difesa o il segretario del tesoro.Sebbene questi titoli possano suggerire una funzione puramente di basso livello, i funzionari di questi ruoli sono generalmente piuttosto elevati e in genere fanno poco o nessun lavoro amministrativo o clericale da soli.

Competenze clericali

La gestione degli uffici è uno dei compiti di segreteria più importanti.Questa categoria di lavoro può essere in qualche modo ampia, ma quasi sempre comporta compiti amministrativi e clericali.I segretari gestiscono comunemente i documenti di ufficio, che includono l'invio e la ricezione di posta, la creazione e l'organizzazione di sistemi di archiviazione e la gestione della corrispondenza.Nella maggior parte delle impostazioni, le capacità di elaborazione di computer e testi sono essenziali.

Le chiamate telefoniche di risposta sono anche una parte importante del lavoro nella maggior parte dei luoghi.I segretari sono spesso i primi clienti e clienti con cui parleranno quando telefonano a un'azienda.In quanto tale, sono generalmente richieste buone maniere e un comportamento cortese.I professionisti devono in genere mostrare un grande tatto quando prendono messaggi, mettono in attesa i chiamanti o rispondano alle domande di base.

Pianificazione e calendario

In molte impostazioni, il personale amministrativo è responsabile della gestione dei calendari degli uffici e dei singoli calendari dei dipendenti.Sono spesso responsabili della pianificazione di riunioni e appuntamenti e di guardare conflitti e doppi prenotazioni.Questo compito è particolarmente pronunciato in luoghi come pratiche mediche in cui i pazienti chiedono costantemente appuntamenti, ma possono verificarsi ovunque i dipendenti di livello superiore sono "richiesti".Anche se si tratta solo di programmare una riunione del pranzo o di organizzare prenotazioni per la cena, i segretari sono di solito alcuni dei primi dirigenti e manager a cui si rivolgono aiuto.

Doveri di gestione

Oltre ad avere competenze clericali, il personale amministrativo deve essere manager del tempo e delle persone.Devono anticipare le esigenze del personale dell'ufficio, risolvere rapidamente i problemi interni e lavorare in modo efficiente per coordinare e riunire persone diverse.Le abilità di eccellenti persone sono davvero importanti, in particolare quando si tratta di gestire i dirigenti e altri importanti membri del personale.Gran parte del lavoro può essere "dietro le quinte" con i segretari che anticipano le esigenze e le richieste dei loro superiori prima ancora che le richieste vengano fatte.

Posizione nella gerarchia del personale

Nella maggior parte degli uffici, i segretari sono considerati un po 'di basso livello e sono quasi sempre semprevicino al fondo dell'ufficio di beccata.Di solito rispondono sia a medio livello che al senior management e in genere devono aiutare tutti allo stesso modo.Le grandi aziende e uffici hanno spesso interi pool di segreteria, tuttavia, nel qual caso emerge una gerarchia più sfumata.In queste impostazioni, alcuni lavoratori possono essere incaricati di lavori umili come la presentazione e la risposta alle telefonate, mentre altri possono gestire gli orari e interagire con HighStaff di ER-ranking.L'avanzamento in questi uffici di solito dipende dal tempo e dall'esperienza.

Alcuni dei lavori più prestigiosi che un segretario può ottenere è nel regno dell'assistenza personale.Molti dirigenti senior e leader aziendali hanno amministratori dedicati la cui intera vita lavorativa è dedicata alla cura e alla gestione del programma di un leader.Questo tipo di segretario deve in genere lavorare per lunghe ore e affrontare richieste e richieste a volte imprevedibili, ma è spesso tra i migliori pagati e più rispettati della professione.

Requisiti di formazione e istruzione

Diversi datori di lavoro hanno requisiti diversi per il modo in cui i loro segretari sono istruiti.In alcuni casi, un diploma di scuola superiore o equivalente è tutto ciò che è necessario, mentre in altri sono preferite certificazioni o gradi di segreteria.I college e le scuole professionali della comunità offrono spesso programmi in cui gli studenti interessati possono imparare i dettagli dell'elaborazione testi e della gestione degli uffici.Seguire questo tipo di corso è spesso una buona idea anche se non è rigorosamente richiesto, in quanto può aiutare un'applicazione a distinguersi e può dare un vantaggio a nuovi assunti quando si tratta di esperienza.

Circostanze speciali: segretari ufficiali e governativi

Il termine "segretario" potrebbe non sempre allegare a un amministratore dell'ufficio.In alcuni casi, in particolare quelli che coinvolgono funzionari governativi di alto rango, la designazione può essere utilizzata in una capacità onoraria per indicare la gestione di un vasto settore degli affari.I funzionari che guidano i dipartimenti o supervisionano le principali divisioni governative possono utilizzare titoli di segreteria, ma il loro lavoro non dovrebbe essere confuso con ruoli di gestione degli uffici più comuni.