Hoe ontwikkel ik de beste inkooprichtlijnen?

Naarmate een bedrijf of organisatie groeit, wordt de noodzaak om inkooprichtlijnen vast te stellen belangrijker.Inkoop of inkoop is het beheer van alle uitgaven voor diensten en goederen.Als een aspect van het algemene bedrijfsbeheer is het een centrale functie die rechtstreeks verband houdt met kostenbeheersing, het verlagen van kosten en het verhogen van de winst.Hoewel de meeste mensen inkoop associëren met grote bedrijven en miljoenen deals, kunnen inkooprichtlijnen elk bedrijf, groot en klein helpen.

Het gebied van inkoop is zo breed dat het het beste is om het te verdelen in verschillende bedrijfsprocessen.De belangrijkste categorieën zijn: leveranciersbeheer, gecontracteerde goederen en diensten, betalingsvoorwaarden, drempels en segregatie van taken.Naast het identificeren van het verschillende bedrijfsproces, zijn er drie items die moeten worden voltooid om inkooprichtlijnen te ontwikkelen: organisatiestructuur en rollen vaststellen, boekhoudkundige controles implementeren en verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid voor inkoopprocessen binnen de organisatie definiëren.

De standaardmethode.Gebruikt om inkooprichtlijnen te ontwikkelen, is het maken van een bestandsmap voor de richtlijnen.Maak in deze bestandsmap een afzonderlijke voor elk van de belangrijkste bedrijfsprocessen.Naarmate de richtlijnen worden ontwikkeld, maakt u de procesgidsen voor de verschillende rollen en afdelingen die bij het proces betrokken zijn.Neem een sectie op over toezicht en managementrapporten, evenals een stroomdocument voor senior management review.Alle richtlijnen moeten worden beoordeeld en besproken met de getroffen gebieden en ter beoordeling aan het senior management worden gepresenteerd.Na acceptatie is training voor alle gebruikers verplicht de richtlijnen te implementeren.

Het eerste item dat moet worden herzien, zijn de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende spelers in het inkoopproces.Identificeer de WHO, wat, waar en waarom voor elke transactie en bepaal het initiatiepunt of de activiteit.Wanneer een afdeling bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden vereist, wie is er dan verantwoordelijk voor dit proces?Hoe beslissen ze met welke leverancier ze contact opnemen?Wat is het maximale bedrag dat ze kunnen uitgeven en wie keurt deze aankoop goed?Deze vragen staan allemaal centraal in het ontwikkelen van inkooprichtlijnen.

Accounting biedt een standaardstructuur voor het volgen en beheren van uitgaven.Het gebruik van aankoopaanvragen, inkooporders, offertes, contracten en andere inkooptools die alle invloed hebben op boekhoudfuncties.Typische boekhoudkundige controles richten zich op het verminderen van het frauderisico, het verkrijgen van de beste waarde voor dollar, het ontvangen van onderhandelde prijzen en voorwaarden en goedkeuringsautorisaties.Deze items kunnen worden beheerd in een geautomatiseerd systeem, maar ze moeten eerst worden gedefinieerd in de richtlijnen voor bedrijfsprocessen.De meeste organisaties richten zich op de dollarwaarde van de inkooporder of het contract, maar kunnen het totaal over het hoofd zien die aan een bepaalde grondstof wordt uitgegeven.Het bepalen van de juiste positie om verantwoordelijk te zijn voor onderhandelen met de leverancier en het verwerken van de inkooporders is een belangrijke stap in de inkooprichtlijnen.