Hvordan utvikler jeg de beste retningslinjene for anskaffelser?

Etter hvert som et selskap eller organisasjon vokser, blir behovet for å etablere retningslinjer for anskaffelser viktigere.Anskaffelser eller innkjøp er styring av alle utgifter til tjenester og varer.Som et aspekt av den generelle forretningsstyringen er det en sentral funksjon som knytter direkte til kostnadsinneslutning, reduserer utgiftene og øker fortjenesten.Selv om de fleste forbinder anskaffelser med store selskaper og avtaler med flere millioner dollar, kan anskaffelsesretningslinjer hjelpe hvert firma, store og små.

Anskaffelsesfeltet er så bredt at det er best å dele det inn i distinkte forretningsprosesser.Hovedkategoriene er: leverandørstyring, avtalte varer og tjenester, betalingsbetingelser, terskler og segregering av plikter.I tillegg til å identifisere den forskjellige forretningsprosessen, er det tre elementer som må fullføres for å utvikle retningslinjer for anskaffelser: Etabler organisasjonsstruktur og roller, implementerer regnskapskontroller og definer ansvarlighet og ansvar for anskaffelsesprosesser i organisasjonen.

StandardmetodikkenBrukes til å utvikle retningslinjer for anskaffelser er å opprette en filmappe for retningslinjene.Innenfor denne filmappen, oppretter du en egen for hver av de viktigste forretningsprosessene.Når retningslinjene utvikles, lager du prosessguider for de forskjellige rollene og avdelingene som er involvert i prosessen.Inkluder en seksjon om tilsyns- og styringsrapporter, samt et flytdokument for toppledelsesanmeldelse.Alle retningslinjer bør gjennomgås og diskuteres med de påvirkede områdene, og presenteres for toppledelsen for gjennomgang.Ved aksept er opplæring for alle brukere pålagt å implementere retningslinjene.

Det første elementet som gjennomgår er rollene og ansvaret til de forskjellige aktørene i anskaffelsesprosessen.Identifiser hvem, hva, hvor og hvorfor for hver transaksjon, og bestemme initieringspunktet eller aktiviteten.Når en avdeling for eksempel krever kontorrekvisita, hvem er ansvarlig for denne prosessen?Hvordan bestemmer de hvilken leverandør de skal kontakte?Hva er det maksimale beløpet de kan bruke og hvem som godkjenner dette kjøpet?Disse spørsmålene er alle sentrale for å utvikle retningslinjer for anskaffelser.

Regnskap gir en standardstruktur for sporing og styring av utgifter.Bruk av innkjøpsrekvisisjoner, innkjøpsordrer, sitater, kontrakter og andre anskaffelsesverktøy påvirker alle regnskapsfunksjoner.Typiske regnskapskontroller fokuserer på å redusere svindelrisikoen, oppnå best verdi for dollar, motta forhandlede priser og vilkår og godkjenningsgodkjenning.Disse elementene kan administreres i et datastyrt system, men de må først defineres i retningslinjene for forretningsprosess.

Ansvarlighet og ansvar er en viktig driver i anskaffelser.De fleste organisasjoner fokuserer på dollarverdien på innkjøpsordren eller kontrakten, men kan overse det totale brukt på en bestemt vare.Å bestemme den aktuelle posisjonen til å være ansvarlig for å forhandle med leverandøren og behandle innkjøpsordrene er et viktig trinn i anskaffelsesretningslinjene.