Wat doet een secretaresse/receptioniste?

Een secretaresse/receptioniste is een bekwame professional wiens taken taken zowel administratieve als klantenservice -taken omvatten.Veel secretaris/receptionisten worden eenvoudig vermeld onder de ene of andere functie, zelfs als ze de taakverantwoordelijkheden uit beide categorieën bevatten.Een professional op dit gebied heeft meestal een verscheidenheid aan vaardigheden, waaronder computervaardigheden, klantenbeheervaardigheden en organisatorische vaardigheden.

Het secretariële deel van een functie van secretaris/receptionist is vaak gericht op organisatie- en kantoorbeheer.Secretarissen handhaven vaak een bedrijfsbestanden en kunnen de leiding hebben over gegevensinvoer en archiefonderhoud.Secretarissen zijn ook vaak verantwoordelijk voor al het normale dagelijkse papierwerk in een bedrijf en kunnen veel tijd besteden aan het beheren van rapporten, het verzenden van papierwerk en interofficememo's.Afhankelijk van het type industrie, kan een secretaris ook de leiding hebben over de facturering van de klant en enkele boekhoudkundige taken.

Receptionistische taken die nodig zijn in een functie van secretaris/receptionist, omvatten over het algemeen samenwerken met de klanten en klanten van het bedrijf.Receptionisten dienen meestal als groeten en kunnen de eerste persoon zijn die klanten ontmoeten wanneer ze binnenkomen.In deze hoedanigheid zijn uitstekende communicatie- en klantenservicevaardigheden nodig, omdat een receptioniste de toon kan zetten voor een interactie tussen klanten met het bedrijf.Receptionistische vaardigheden kunnen ook telefoontaken, planning en zorg voor kantoor- of klant VIP's omvatten.

Een functie van secretaris/receptionist kan alle bovenstaande taken omvatten, plus veel meer specifiek voor elke individuele taak.In veel bedrijven moeten secretaris/receptionisten gespecialiseerde software leren die wordt gebruikt voor het omgaan met facturering, kantoorpapierwerk en gegevensopslag voor het bedrijf.Van veel professionals in dit soort baan wordt verwacht dat ze de terminologie van de industrie leren, zodat ze klanten beter kunnen helpen en kwesties aan ander personeel kunnen uitleggen.Aangezien de dienende als centrale leiding voor bijna alle zakelijke activiteiten, worden secretaris/receptionisten vaak de leiding gegeven voor werknemersdiensten en morele campagnes, en kunnen ze de leiding hebben over het creëren van kantoorevenementen en het begeleiden van nieuwsbrieven van het bedrijf.

Er zijn verschillende basisvaardigheden die van grote hulp kunnen zijn voor iedereen in een secretaresse/receptionistische baan.Computervaardigheden, inclusief kennis van alle gemeenschappelijke besturingssystemen, basisafbeeldingen en spreadsheetprogramma's en internetonderzoek, is bijna universeel vereist in deze banen.Hoge typesnelheid en leesbaar handschrift zijn ook belangrijke vaardigheden.Goede organisatorische vaardigheden kunnen de sleutel zijn tot optimale prestaties in deze hoedanigheid, omdat ze de kans op verwarring en miscommunicatie op de werkplek kunnen verminderen.Ten slotte kan een aangename houding en professionele houding helpen een secretaresse/receptioniste op goede voorwaarden te blijven met collega's en het bedrijf te helpen een uitstekende reputatie op te bouwen.