Hva gjør en sekretær/resepsjonist?
En sekretær/resepsjonist er en dyktig profesjonell hvis arbeidsoppgaver inkluderer både administrative og kundeserviceoppgaver.Mange sekretær/resepsjonistjobber er oppført ganske enkelt under den ene eller den andre stillingen, selv om de inkluderer jobbansvaret fra begge kategoriene.En profesjonell på dette feltet har vanligvis en rekke ferdigheter, inkludert datakunnskaper, kundestyringsevner og organisatoriske ferdigheter.
Sekretærdelen av en sekretær/resepsjonistjobb er ofte fokusert på organisering og kontorledelse.Sekretærer opprettholder ofte en virksomhetsfiler, og kan ha ansvaret for dataregistrering og arkivvedlikehold.Sekretærer er også ofte ansvarlige for alle normale daglige papirer i et selskap, og kan bruke mye tid på å administrere rapporter, frakt papirarbeid og memoer på kontoret.Avhengig av typen industri, kan en sekretær også ha ansvar for kundemessig fakturering og noen regnskapsoppgaver.
Resepsjonistiske plikter som kreves i en sekretær/resepsjonistjobb innebærer generelt å jobbe med kundene og kundene i virksomheten.Resepsjonister tjener vanligvis som hilsenere, og kan være de første personsklientene møtes når de kommer inn døra.Å tjene i denne kapasiteten, utmerkede kommunikasjons- og kundeserviceferdigheter er nødvendige, ettersom resepsjonist kan sette tonen for en kundesamhandling med virksomheten.Resepsjonistiske ferdigheter kan også omfatte telefonoppgaver, planlegging og omsorg for kontor- eller klient -VIP -er.
En sekretær/resepsjonistjobb kan omfatte alle oppgavene ovenfor, pluss mange mer spesifikke for hver enkelt jobb.I mange selskaper vil sekretær/resepsjonister måtte lære spesialisert programvare som brukes til å håndtere fakturering, kontorpapir og datalagring for selskapet.Mange fagpersoner i denne typen jobb forventes å lære seg terminologien i bransjen, slik at de bedre kan hjelpe kunder og forklare problemer til annet personell.Siden tjeneren som en sentral ledning for nesten alle forretningsdrift, blir sekretær/resepsjonister ofte ansvaret for ansattes tjenester og moralkampanjer, og kan ha ansvaret for å opprette kontorarrangementer og overvåke selskapets nyhetsbrev.
Det er flere grunnleggende ferdigheter som kan være til god hjelp for alle i en sekretær/resepsjonistjobb.Datakunnskaper, inkludert kunnskap om alle vanlige operativsystemer, grunnleggende grafikk- og regnearkprogrammer og internettforskning, er nesten universelt påkrevd i disse jobbene.Høyt skrivehastighet og lesbar penmanship er også viktige ferdigheter.Gode organisatoriske ferdigheter kan være nøkkelen til optimal ytelse i denne egenskapen, da de kan redusere sjansen for forvirring og feilkommunikasjon på arbeidsplassen.Endelig kan en hyggelig holdning og profesjonell opptreden hjelpe en sekretær/resepsjonist å holde seg på gode vilkår med andre ansatte og hjelpe selskapet med å bygge et utmerket rykte.