Hvad gør en sekretær/receptionist?
En sekretær/receptionist er en dygtig professionel, hvis jobopgaver inkluderer både administrative og kundeserviceopgaver.Mange sekretær/receptionistjob er anført simpelthen under den ene eller den anden jobtitel, selvom de inkluderer jobansvaret fra begge kategorier.En professionel inden for dette felt har normalt en række forskellige færdigheder, herunder computerlitteratur, kundestyringsevner og organisatoriske færdigheder.
Sekretærdelen af et sekretær/receptionistjob er ofte fokuseret på organisation og kontorstyring.Sekretærer opretholder ofte en virksomhedsfiler og kan være ansvarlig for dataregistrering og arkivvedligeholdelse.Sekretærer er også ofte ansvarlige for alle normale daglige papirer i en virksomhed og kan bruge en masse tid på at styre rapporter, forsendelsespapir og interkontor-memoer.Afhængig af typen af industri kan en sekretær også være ansvarlig for kundefakturering og nogle regnskabsmæssige opgaver.
Receptionistopgaver, der kræves i et sekretær/receptionistjob, involverer generelt at samarbejde med kundernes klienter og kunder.Receptionister fungerer normalt som hilsner, og kan være den første person, som klienterne mødes, når de kommer ind døren.At tjene i denne egenskab er fremragende kommunikation og kundeservicefærdigheder nødvendige, da en receptionist kan sætte tonen for en klienters interaktion med virksomheden.Receptionist -færdigheder kan også omfatte telefonopgaver, planlægning og pleje af kontor- eller klient VIP'er.
Et sekretær/receptionistjob kan omfatte alle ovennævnte opgaver plus mange flere specifikke for hvert enkelt job.I mange virksomheder bliver sekretær/receptionister nødt til at lære specialiseret software, der bruges til håndtering af fakturering, kontorpapirarbejde og datalagring for virksomheden.Mange fagfolk inden for denne type job forventes at lære terminologien i industrien, så de bedre kan hjælpe kunderne og forklare problemer for andet personale.Da tjenesten som en central ledning for næsten alle forretningsoperationer, er sekretær/receptionister ofte til ansvar for medarbejdertjenester og moralkampagner og kan være ansvarlig for at oprette kontorbegivenheder og overvåge virksomhedsnyhedsbreve.
Der er flere grundlæggende færdigheder, der kan være til stor hjælp for enhver i en sekretær/receptionistjob.Computerlitteratur, herunder viden om alle almindelige operativsystemer, grundlæggende grafik og regnearksprogrammer og internetforskning, er næsten universelt påkrævet i disse job.Høj skrivehastighed og læsbar penmanship er også vigtige færdigheder.Gode organisatoriske færdigheder kan være nøglen til optimal ydeevne i denne egenskab, da de kan reducere chancen for forvirring og fejlkommunikation på arbejdspladsen.Endelig kan en behagelig holdning og professionel opførsel hjælpe en sekretær/receptionist med at forblive på gode vilkår med medarbejdere og hjælpe virksomheden med at opbygge et fremragende omdømme.