Que fait un secrétaire / réceptionniste?
Un secrétaire / réceptionniste est un professionnel qualifié dont les fonctions d'emploi incluent à la fois les tâches administratives et de service client.De nombreux emplois de secrétaire / réceptionniste sont répertoriés simplement sous l'un ou l'autre titre de poste, même s'ils incluent les responsabilités professionnelles des deux catégories.Un professionnel dans ce domaine possède généralement une variété de compétences, notamment la maîtrise de l'informatique, les capacités de gestion de la clientèle et les compétences organisationnelles.
La partie secrétariat d'un poste de secrétaire / réceptionniste est souvent axée sur l'organisation et la gestion du bureau.Les secrétaires maintiennent souvent des fichiers d'entreprises et peuvent être en charge de la saisie des données et de la maintenance des archives.Les secrétaires sont également souvent responsables de tous les documents quotidiens normaux dans une entreprise et peuvent passer beaucoup de temps à gérer des rapports, à expédier des documents et à des mémos inter-offices.Selon le type d'industrie, un secrétaire peut également être en charge de la facturation des clients et de certaines tâches comptables.
Les tâches de réceptionniste requises dans un poste de secrétaire / réceptionniste impliquent généralement de travailler avec les clients et les clients de l'entreprise.Les réceptionnistes servent généralement de salutations et peuvent être la première personne que les clients se rencontrent lorsqu'ils viennent dans la porte.Servant à ce titre, d'excellentes compétences en communication et en service client sont nécessaires, car une réceptionniste peut donner le ton à l'interaction des clients avec l'entreprise.Les compétences de réceptionniste peuvent également inclure les tâches téléphoniques, la planification et la prise en charge des VIP de bureau ou des clients.
Un travail secrétaire / réceptionniste peut inclure toutes les tâches ci-dessus, ainsi que beaucoup plus spécifiques à chaque travail individuel.Dans de nombreuses entreprises, les secrétaires / réceptionnistes devront apprendre des logiciels spécialisés utilisés pour le traitement de la facturation, des documents de bureau et du stockage de données pour l'entreprise.De nombreux professionnels de ce type d'emploi devraient apprendre la terminologie de l'industrie, afin qu'ils puissent mieux aider les clients et expliquer les problèmes à d'autres membres du personnel.Étant donné que le conduit central pour presque toutes les opérations commerciales, les secrétaires / réceptionnistes sont fréquemment chargés des services des employés et des campagnes de moral, et peuvent être chargés de créer des événements de bureau et de superviser les newsletters de l'entreprise.
Il existe plusieurs compétences de base qui peuvent être d'une grande aide à quiconque dans un poste de secrétaire / réceptionniste.La maîtrise de l'informatique, y compris la connaissance de tous les systèmes d'exploitation courants, les graphiques de base et les programmes de feuilles de calcul, et la recherche sur Internet, est presque universellement requis dans ces emplois.Une vitesse de dactylographie élevée et une calligraphie lisibles sont également des compétences importantes.De bonnes compétences organisationnelles peuvent être essentielles à des performances optimales à ce titre, car elles peuvent réduire les chances de confusion et de mauvaise communication sur le lieu de travail.Enfin, une attitude agréable et un comportement professionnel peuvent aider un secrétaire / réceptionniste en bon état avec ses collègues et aider l'entreprise à se constituer une excellente réputation.