Vad gör en sekreterare/receptionist?

En sekreterare/receptionist är en skicklig professionell vars arbetsuppgifter inkluderar både administrativa och kundtjänstuppgifter.Många sekreterare/receptionistjobb listas helt enkelt under en eller den andra jobbtiteln, även om de inkluderar jobbansvaret från båda kategorierna.En professionell inom detta område har vanligtvis en mängd olika färdigheter, inklusive datorkunskap, kundhanteringsförmågor och organisatoriska färdigheter.

Den sekretariatsdelen av ett sekreterare/receptionistjobb fokuserar ofta på organisations- och kontorshantering.Sekreterare har ofta en företagsfiler och kan vara ansvarig för datainmatning och arkivunderhåll.Sekreterare är också ofta ansvariga för alla normala dagars pappersarbete i ett företag och kan spendera mycket tid på att hantera rapporter, fraktpapper och memos interkontor.Beroende på typ av bransch kan en sekreterare också vara ansvarig för kundfakturering och vissa redovisningsuppgifter.

Receptionistuppgifter som krävs i ett sekreterare/receptionistjobb involverar i allmänhet att arbeta med kundernas och kunders kunder.Receptionister fungerar vanligtvis som hälsningar och kan vara den första personen som klienter träffas när de kommer in i dörren.Att tjäna i denna kapacitet, utmärkta kommunikations- och kundtjänstfärdigheter är nödvändiga, eftersom en receptionist kan sätta tonen för en klienter interaktion med verksamheten.Receptionistiska färdigheter kan också inkludera telefonuppgifter, schemaläggning och vård av kontor eller klient VIP.

Ett sekreterare/receptionistiskt jobb kan inkludera alla ovanstående uppgifter, plus många mer specifika för varje enskilt jobb.I många företag kommer sekreterare/receptionister att behöva lära sig specialiserad programvara som används för hantering av fakturering, kontorspapper och datalagring för företaget.Många yrkesverksamma inom denna typ av jobb förväntas lära sig branschens terminologi, så att de bättre kan hjälpa kunder och förklara frågor för annan personal.Eftersom tjänsten som en central ledning för nästan all affärsverksamhet, är sekreterare/receptionister ofta ansvariga för anställdstjänster och moralkampanjer och kan vara ansvarig för att skapa kontorshändelser och övervaka företagets nyhetsbrev.

Det finns flera grundläggande färdigheter som kan vara till stor hjälp för alla i ett sekreterare/receptionistiskt jobb.Datorkunskap, inklusive kunskap om alla vanliga operativsystem, grundläggande grafik och kalkylprogram och internetforskning, krävs nästan universellt i dessa jobb.Hög typhastighet och läsbar penmanship är också viktiga färdigheter.Bra organisatoriska färdigheter kan vara nyckeln till optimal prestanda i denna kapacitet, eftersom de kan minska chansen för förvirring och felkommunikation på arbetsplatsen.Slutligen kan en trevlig attityd och professionell uppförande hjälpa en sekreterare/receptionist att hålla sig på goda villkor med andra anställda och hjälpa företaget att bygga ett utmärkt rykte.