Cosa fa un segretario/receptionist?
Un segretario/receptionist è un professionista qualificato i cui compiti di lavoro includono compiti di servizio amministrativi e clienti.Molti lavori di segretario/receptionist sono elencati semplicemente sotto l'uno o l'altro titolo di lavoro, anche se includono le responsabilità lavorative di entrambe le categorie.Un professionista in questo campo di solito ha una varietà di competenze, tra cui l'alfabetizzazione informatica, le capacità di gestione dei clienti e le capacità organizzative.
La parte di segreteria di un lavoro di segretario/receptionist è spesso focalizzata sulla gestione dell'organizzazione e degli uffici.I segretari spesso mantengono file di business e possono essere responsabili dell'inserimento dei dati e della manutenzione dell'archivio.I segretari sono spesso responsabili di tutti i normali documenti quotidiani in un'azienda e possono trascorrere molto tempo a gestire report, spedizione di scartoffie e memo tra gli uffici.A seconda del tipo di industria, un segretario può anche essere responsabile della fatturazione dei clienti e di alcuni compiti contabili.
I compiti receptionist richiesti in un lavoro segretario/receptionist in genere comportano il lavoro con i clienti e i clienti dell'azienda.I receptionist di solito servono da saluti e possono essere i clienti in prima persona che si incontrano quando entrano nella porta.Servendo in questa veste, sono necessarie eccellenti capacità di comunicazione e servizio clienti, poiché un receptionist può dare il tono per l'interazione dei clienti con l'azienda.Le competenze della receptionist possono anche includere mansioni telefoniche, programmazione e cura dei VIP di ufficio o client.
Un lavoro di segretario/receptionist può includere tutte le attività di cui sopra, oltre a molti più specifici per ogni singolo lavoro.In molte aziende, il segretario/receptionist dovrà apprendere software specializzati utilizzati per gestire la fatturazione, i documenti di ufficio e l'archiviazione dei dati per l'azienda.Molti professionisti in questo tipo di lavoro dovrebbero imparare la terminologia del settore, in modo da poter assistere meglio i clienti e spiegare i problemi ad altri membri del personale.Poiché il servizio come condotto centrale per quasi tutte le operazioni commerciali, il segretario/receptionist viene spesso incaricato dei servizi dei dipendenti e delle campagne morale e può essere responsabile della creazione di eventi di ufficio e della supervisione delle newsletter della società.
Esistono diverse competenze di base che possono essere di grande assistenza per chiunque sia un lavoro di segretario/receptionist.L'alfabetizzazione informatica, compresa la conoscenza di tutti i sistemi operativi comuni, la grafica di base e i programmi di fogli di calcolo e la ricerca su Internet, è quasi universalmente richiesta in questi lavori.Anche la velocità di battitura elevata e la calligrafia leggibili sono abilità importanti.Le buone capacità organizzative possono essere fondamentali per prestazioni ottimali in questa capacità, in quanto possono ridurre la possibilità di confusione e comunicazione errata sul posto di lavoro.Infine, un atteggiamento piacevole e un comportamento professionale possono aiutare un segretario/receptionist a rimanere in buoni rapporti con altri dipendenti e aiutare l'azienda a costruire una reputazione eccellente.