Co to jest zamówienie projektu?

Zakup projektu obejmuje systematyczny proces identyfikacji i zakupu, poprzez zakup lub pozyskiwanie, niezbędne usługi projektowe, towary lub wyniki zewnętrznych dostawców, którzy będą wykonywać prace.Zazwyczaj jest to funkcja menedżera projektu;Jednak niektóre organizacje decydują się na wybranie osoby innej niż kierownik projektu do obsługi tych obowiązków.Istnieje sześć procesów powszechnie uznawanych przez branżę zarządzania projektami za integralną częścią zarządzania zamówieniami projektu.

Pierwszym z tych procesów jest planowanie zakupów i przejęć.Na tym etapie zidentyfikowane są potrzeby wymagające outsourcingu.Źródła uzyskania wymaganych towarów, usług lub wyników są zróżnicowane poprzez analizę rynku.Planując zamówienia, cele projektu są sprawdzane w celu zapewnienia, że przejęcie nie odbiega od podanych celów.Zakończenie tego kroku obejmuje identyfikację zasobów niezbędnych do przejęcia, ustalenie typu umowy potrzebne do zabezpieczenia przejęcia oraz przygotowanie planu zarządzania zamówieniami.

Planowanie umowy, prośba o odpowiedzi sprzedawcy, a wybór sprzedawcy są kolejne trzyprocesy, które mogą zostać ukończone.W planowaniu umów konieczne jest szczegółowe opisanie wymaganych produktów lub usług.Należy udokumentować wnioski o propozycje i oferty, aby uniknąć problemów.

Podczas żądania odpowiedzi i propozycji sprzedawcy określone dostawcy są identyfikowani i umieszczani na liście kwalifikowanych sprzedawców.Wybrani dostawcy są uważani za kwalifikowane na podstawie ich zdolności do świadczenia towarów lub usług, biorąc pod uwagę ograniczenia projektu, ich zainteresowanie dostarczaniem towarów lub usług oraz racjonalność ich ofert.Po wyróżnieniu potencjalnych sprzedawców propozycje wybranych sprzedawców są oceniane w celu ustalenia najlepszego dostawcy do dostarczenia towarów lub usług.Po wybraniu sprzedawców negocjowane są umowy.

Administrowanie umowami ma kluczowe znaczenie dla obowiązków związanych z zamówieniem w projekcie.Wyraźne określenie obowiązków, obowiązków i celów wydajności jest niezbędne do wykonania tego kroku.Satysfakcjonujące wyniki umowy pociągają za sobą śledzenie wykonania określonych celów.Czasami menedżer ds. Zamówień projektu może wymagać poprawienia procesów w celu uzyskania pożądanych wyników.Zmiany umów powinny być kontrolowane i udokumentowane, aby zapobiec niepotrzebnym roszczeniom prawnym.

Po zakończeniu umowy ostatnim krokiem jest zamknięcie umowy.Umowa jest kontrolowana, aby upewnić się, że wszystkie warunki umowy zostały spełnione.Zamknięcie umowy obejmuje ocenę wydajności dostawcy i dokumentowanie wszelkich wniosków wyciągniętych w zakresie wykonywania umowy.

Zakup projektu nie jest nauką ścisłą.Chociaż proces ten jest ogólnie akceptowany w branży, faktyczne wykonanie może różnić się między organizacjami.Dostępnych jest wiele kursów, które uczą strategii stosowanych przez menedżerów ds. Zakupów projektowych.Uczelnie społeczne i rozszerzone działy edukacyjne uniwersytetów często zapewniają zajęcia na ten temat.